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Comment s’approvisionner en Chine ? [GUIDE COMPLET 2020]

L'achat de produits en Chine ne s'improvise pas ! Ce n'est d'ailleurs pas prudent, sans expérience ni appui, de se lancer dans des opérations d'approvisionnement en Chine : problématique en terme de normes et/ou de qualité des produits, arnaques fréquentes… Même pour un importateur confirmé, il est parfois difficile de « dealer » avec des fournisseurs à l’autre bout du monde, ne parlant pas votre langue…

C’est pourquoi SINO Sourcing a décidé de publier ce guide, le b.a.-ba que tout importateur devrait considérer. Comment trouver un bon fournisseur ? Comment négocier ? Comment gérer les premiers contacts puis la production ? Comment optimiser les processus ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

PS : Vous ne voulez pas perdre de temps ? Jetez un œil sur notre sommaire et cliquez directement sur la partie qui vous intéresse pour lire le contenu associé.

I. Avez-vous besoin d'un agent d'approvisionnement ?

 

Si vous êtes nouveau dans le sourcing en Chine, votre première décision sera : dois-je me débrouiller seul ?

Si votre équipe ne peut pas consacrer 1 à 3 heures par jour (par fournisseur) pour suivre ce qui se passe en Chine, vous pourriez avoir besoin de l'aide d'une agence d'approvisionnement qui peut s'occuper de ces tâches :

 

  • Identifier de nouveaux fournisseurs qui peuvent fabriquer vos produits au bon prix et au bon niveau de qualité ;
  • Aider à développer de nouveaux produits/styles avec ces fournisseurs ;
  • Gestion continue des relations fournisseurs (communication, contrôle qualité, suivi des expéditions, suivi des crises, le cas échéant).

 

Vous avez en fait 4 options :

Agent d'approvisionnement

1. Achat direct

C'est ce que 80 % des importateurs essaient de faire. Ils veulent contrôler l'ensemble du processus et éviter de payer des commissions à tout intermédiaire ou agent.

2. Faire appel à un agent mandaté

Des milliers de personnes en Chine essaient de gagner leur vie en fournissant ce service. S'ils sont de la bonne industrie, vous pouvez utiliser leur réseau et gagner beaucoup de temps. Ils peuvent également vous représenter dans votre pays.

Dan Harris a un point de vue similaire sur la plupart des agents :

« Je décris souvent les agents d'approvisionnement en Chine avec ce qui suit : « 90% sont des escrocs ou des incompétents et la plupart sont ces deux choses. Mais dix pour cent valent plus que leur poids en or. »

 

3. Achat auprès d'une société de négoce

C'est une bonne option si vous ne pouvez pas satisfaire les QMC. Une société de négoce peut placer la production dans un atelier plus petit qui accepte les petites commandes.

4. Faire appel à une société de services

Certains agents fournissent un service et facturent des frais. Tout est transparent (noms des fournisseurs, processus suivi, etc...). Ce sera un investissement pour votre entreprise avant le début de la production, mais c'est une bonne option si vous prévoyez des commandes importantes à long terme.

Qualification d'un agent

Voici quelques questions à poser aux agents d'approvisionnement avant d'en engager un :

  • Comment seront-ils payés et par qui ?
  • Pourrez-vous visiter les usines avant et pendant la production ?
  • Peuvent-ils fournir des références ou des témoignages de clients satisfaits qui utilisent ses services et qui achètent le même type de produit que vous ? N'oubliez pas de contacter deux d'entre eux et d'obtenir des confirmations.Usine
  • Est-ce qu'ils effectuent eux-mêmes les contrôles de qualité ? Ou font-ils appel à un tiers spécialisé ? Aurez-vous un rapport à chaque fois ?
  • Recevrez-vous une mise à jour hebdomadaire sur l'état de la production ?
  • Peuvent-ils partager leur système de gestion avec vous ? Vous devez vous assurer qu'ils ont des processus en place. La grande majorité des agents ne suivent aucune procédure établie.
  • Quelle garantie offrent-ils en cas d'escroquerie d'un fournisseur ? Si les expéditions sont en retard ? Et si vous recevez de la ferraille dans votre entrepôt ?
  • Sont-ils situés dans la zone d'approvisionnement de vos produits ? (Faites une recherche rapide sur globalsources.com et vous aurez une idée de la zone principale pour votre catégorie de produits.)
  • Si vous continuez à commander les mêmes produits auprès des mêmes sources, payerez-vous moins cher pour ses services après la première commande ?

 

 

II. Comment identifier les fournisseurs potentiels ?

 

Maintenant, je suppose que vous avez décidé de vous approvisionner en Chine par vous-même.

Un point clé que je veux communiquer est le suivant : vous devez suivre un processus. Vous NE POUVEZ PAS naviguer sur un site Web, envoyer quelques courriels, répondre et voir où cela vous mène.

Examinons d'abord plus en détail le processus d'approvisionnement. Il comprend 2 étapes :

  1. Identification des fournisseurs potentiels
  2. Présélectionner ces fournisseurs et vérifier le ou les derniers candidats.

sourcing process

Pour l'instant, concentrons-nous sur la première étape, qui comprend elle-même 3 sous-étapes :

 

1. Sous-étape 1. Comment dessiner votre profil de fournisseur idéal ?

Posez-vous quelques questions :

  • Avez-vous besoin d'un fournisseur avec de fortes capacités d'ingénierie (pour développer de nouveaux produits) ?
  • Avez-vous besoin d'un large éventail de modèles parmi lesquels vous pouvez choisir ?
  • Voulez-vous qu'ils se concentrent sur les bas coûts ? Ou sur la haute qualité ?
  • Quelle devrait être leur taille ? Il s'agit d'un critère très important pour les raisons exposées ci-dessous. Vous rencontrerez des usines appartenant à ces 3 niveaux, et leurs performances et leurs prix seront très différents :

Fournisseur Ideal

 

Voici mes conseils généraux sur le sujet de la taille du fournisseur :

  • Si vos commandes sont très petites, vous devrez peut-être travailler avec une société de négoce qui placera vos commandes dans une usine de niveau 1 et (espérons-le) suivra la production de près.
  • Si vos commandes sont assez importantes pour travailler directement avec un fabricant, mais pas assez importantes pour intéresser les grandes usines, optez pour le niveau 2 (250-800 travailleurs environ).
  • Si vos commandes sont considérées comme importantes et que vous trouvez que les grandes entreprises se battent activement pour votre entreprise, alors le niveau 3 est bon pour vous.

 

2. Sous-étape 2. Accédez aux annuaires B2B en ligne et/ou aux salons professionnels

Si vous avez l'occasion d'aller à un salon professionnel (Foire de Canton, China Sourcing Fairs, etc.) qui traite de votre catégorie de produits, allez-y !

Si vous ne pouvez pas vous rendre physiquement à un salon professionnel, vous devrez utiliser des annuaires B2B.

Assurez-vous de consulter les informations contenues dans les profils, afin de cibler uniquement les fournisseurs qui correspondent à votre profil idéal. Par exemple, en ne conservant que les fournisseurs ayant un capital minimum de 1 million de RMB ou plus

Vous éliminez 99% des sociétés commerciales de vos résultats de recherche.

salon professionnel

 

3. Sous-étape 3. Comment motiver les fournisseurs potentiels à vous répondre ?

La plupart des fournisseurs reçoivent trop de demandes de renseignements et doivent choisir celles auxquelles ils répondent. Voici quelques conseils pour attirer leur attention.

  • Le premier message doit être court, moins de 8 lignes si possible (y compris la description du produit), et avec un appel à l'action TRÈS CLAIR ("contactez-moi si vous voulez plus d'informations sur nos besoins").
  • Si vous avez une fiche de spécifications de produit, partagez-la avec eux et obtenez leurs commentaires. Vous devriez vous attendre à ce qu'ils vous posent des questions sur la fabrication, comme les spécifications des matériaux ou, s'ils n'acceptent pas vos tolérances, etc., s'ils disent "c'est bon", ce n'est pas toujours bon signe.
  • Et puis.... Procédez à un suivi rapide en répondant à leurs questions, et finalisez le processus d'analyse du fournisseur et de commande dans les 8 jours. Après cela, votre cas sera considéré comme un "cold case", et vous n'aurez donc à leurs yeux plus grande importance.
  • Si possible, appelez-les (la plupart d'entre eux ont un compte Skype et ils ont tous un compte Wechat - ces 2 applications vous permettent de passer des appels gratuitement si les deux correspondants sont connectés).

Quelle est la grosse erreur à surveiller ?

Certains fournisseurs potentiels offriront un prix bien inférieur à la moyenne. Comment est-ce possible ?

  1. Certains fournisseurs veulent commencer à développer un produit avec vous, c'est à dire qu'ils vont tout faire pour faire pour obtenir la commande, mais ils utiliseront par la suite des tactiques pour augmenter le prix en cours de route
  1. D'autres fournisseurs ne connaissent tout simplement pas les coûts. Ils n'ont jamais fabriqué ce produit, même si vous l'avez trouvé dans leur salle d'exposition. Ils se demanderont où et comment le fabriquer après que vous leur ayez envoyé une commande. C'est aussi un mauvais signe.

 

Alors, comment faire ?

Vous verrez probablement plusieurs cotations très similaires de différents fournisseurs : c'est le "prix du marché". Éliminer toutes les "valeurs aberrantes" qui ont donné des prix supérieurs ou inférieurs de 20 % à la moyenne.

Idéalement, vous avez compilé ces informations dans une feuille de calcul Excel, avec données et commentaires.Check

L'étape suivante consiste à éliminer la plupart des fournisseurs potentiels et à vérifier plus en détail le dernier ou les deux derniers. Cette question est abordée dans la suite de cet article.

 

 

 

Pour compléter cette seconde étape et être certain que vous ayez bien identifié des fournisseurs potentiels, vous pouvez croiser les conseils que vous avez lus avec ceux de notre guide : Comment trouver des grossistes fiables en Chine.

 

III. Comment vérifier un fabricant ?

Après avoir suivi les conseils sur l'identification des fournisseurs potentiels dans la partie 2, vous trouverez peut-être quelques fournisseurs intéressants. L'étape suivante consiste à confirmer qu'ils vous ont dit la vérité et qu'ils sont fiables.

Même si vous passez une seule commande, vous devriez passer un peu de temps à vérifier si un fournisseur potentiel est légitime. Vous ne voulez pas être victime d'une arnaque, n'est-ce pas ?

1. Comment présélectionner des fournisseurs et vérifier le ou les dernier(s) candidat(s) ?

Comment vérifier un fabricant ? Il y a trois façons principales :

 

Vérification des antécédents

Vous voulez éviter les escrocs qui s'enfuient avec votre dépôt, mais aussi les fabricants qui vous ont menti sur leur taille, les sociétés commerciales qui prétendent posséder une usine, etc.

Vous pouvez rassembler des informations gratuitement sur les moteurs de recherche et sur les annuaires B2B.

Si possible, demandez aux fournisseurs potentiels des références clients. Idéalement, vous pourriez parler à un ou deux de ces clients au téléphone. Demandez-leur depuis combien de temps ils travaillent avec ce fabricant et demandez-leur d'identifier les forces et les faiblesses du fournisseur.

 

Il s'agit d'une partie particulièrement subtile du processus de vérification, pour deux raisons :

  • Beaucoup de ces références seront fausses. Ou peut-être qu'ils produisaient pour Disney, mais il y a trois ans et par l'intermédiaire d'une autre usine qui leur a sous-traité le travail.
  • De nombreux fabricants légitimes refuseront de communiquer les coordonnées de tout client, de peur que vous ne travailliez pour l'un de leurs concurrents.

Visites d'usines

A l'entrée de chaque salon en Chine et à Hong Kong, l'organisateur doit avoir un panneau avertissant les visiteurs de ce qui suit :

  • Ne croyez pas les faits et les photos montrés sur les brochures.
  • N'accordez PAS d'importance aux certifications ISO 9001.
  • Ne faites PAS confiance à ce que les vendeurs vous disent sans l'avoir vérifié.

Pour une commande de 2000 euros, je peux comprendre pourquoi vous ne voulez pas passer du temps à l'usine. Mais, pour les grosses commandes, le fait de ne pas vérifier les affirmations du fabricant pose problème.

Si vous visitez l'usine par vous-même, vos hôtes tenteront de vous impressionner. Utilisez plutôt vos yeux et essayez de saisir la situation et de comprendre l'environnement dans son ensemble.

Si vous ne pouvez pas visiter l'usine par vous-même, une solution est de payer une agence d'assurance qualité pour un audit qualité. Des entreprises comme la nôtre ont des auditeurs dans les principales zones de fabrication et effectuent régulièrement ce type de mission pour les importateurs.

En outre, si une agence d'assurance qualité se concentre sur les PME, elle offrira un service d'audit d'entrée de gamme d'environ 300 euros.

Factory Verification

 

Réunions en face à face

Disons que vous avez pris le temps de visiter l'usine. Devriez-vous vous précipiter dans la visite en 2 heures, et essayer de visiter 2 à 3 usines en une journée ?

Si vous avez trouvé une usine qui vous convient, vous devez y passer du temps. Vous devez apprendre à les connaître, et vice versa. Les affaires se font souvent autour d'une table.

Professionnal dinner

 

Supposons que vous avez un problème en cours de route, et que vous ne connaissez que le vendeur qui gère votre compte. Vous regretterez de ne pas avoir dîné avec un gestionnaire afin d'avoir une deuxième personne à appeler !

Ainsi, la première raison de socialiser est le besoin de connaître un peu plus de gens de l'usine et la deuxième raison est de recueillir des informations.

Dans un cadre informel tel qu'un dîner, essayez de poser quelques questions pour évaluer l'engagement à long terme du propriétaire envers son entreprise.

Fin de la phase de vérification

À la fin de ce processus, si tout se déroule sans heurt, vous aurez le meilleur candidat - à utiliser comme une ordonnance de procès, c'est à dire impérativement - et quelques autres à conserver comme plans de secours.

 

IV. Deuxième choix vs. "Plus jamais ça"

Vous avez maintenant vérifié quelques fournisseurs. L'un d'entre eux sera votre premier choix, et, nous l'espérons, vous aurez quelques "plans de secours". Mais, quelle est la meilleure façon de les gérer ?

Et qu'en est-il de la situation malheureuse où votre "premier choix" vous déçoit ?

 

1. Faut-il entretenir vos "deuxièmes choix" ?

Avec un peu de chance, vous avez trouvé et vérifié un fournisseur qui semble très prometteur. Si vous voulez réduire vos risques de longs délais, je vous encourage fortement à garder la communication ouverte avec quelques autres fournisseurs.

Pourquoi ? N'est-ce pas une énorme perte de temps et d'énergie de votre part ?

Peut-être, ou peut-être pas. Selon l'industrie, le volume de vos commandes et votre niveau de qualité, la probabilité que votre "premier choix" vous laisse tomber peut atteindre 90%.

 

Cela peut se produire pour diverses raisons :

  • Il se peut qu'ils aient mal coté votre produit et qu'ils augmentent le prix de 35 % après l'émission de votre bon de commande. Ou, pire encore, ils sous-traitent la production à un petit atelier qui fournit une qualité épouvantable.
  • Peut-être qu'ils sont très occupés et qu'ils n'accordent pas beaucoup d'importance à votre entreprise. Ils ne cessent de " remplacer " votre commande derrière des emplois plus prioritaires.
  • Peut-être que le vendeur s'en va, et vous n'avez pas d'autre bon contact là-bas.
  • Peut-être qu'ils ne peuvent tout simplement pas (ou ne feront pas l'effort de) atteindre votre niveau de qualité.

2. Ces fournisseurs dits "plus jamais ça"

Comme je l'ai écrit plus haut, certains fournisseurs se révéleront peu fiables. Le pire scénario, qui se produit tous les jours, c'est qu'ils vous envoient des produits défectueux et que vous ne le remarquez qu'à la livraison dans votre entrepôt - ou, pire encore, dans celui de votre client !

À ce stade, il n'y a pratiquement rien que vous puissiez faire. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà payé le fournisseur en entier, et prendre des mesures contre le fournisseur est habituellement une impasse.

Le fabricant ne vous offrira qu'un rabais sur vos achats futurs, à titre de compensation. Mais la dernière chose que vous voulez, c'est prendre des risques avec eux à nouveau.

Alors, que devriez-vous faire ? Cela dépend de votre situation.

 

Le cas de la commande isolée (vous ne leur avez passé qu'une seule commande)

Abandonnez ce fournisseur dès que possible parce qu'il le fera (très) probablement à nouveau. Dans ce cas, vous serez heureux d'avoir une usine de secours prête à " démarrer sur les chapeaux de roues ".

Mais devriez-vous dire "plus jamais ça", et brûler des étapes ?

Pas nécessairement, pour ces deux raisons :

  • Un bon directeur de production peut faire la différence entre des livraisons insatisfaisantes et des livraisons tardives de produits inférieurs aux normes. Peut-être qu'un manque de qualité n'est que temporaire. Ne tirez pas de conclusions définitives.
  • Vous devriez vous soucier de votre image. N'essayez pas de leur donner une dure leçon, car d'autres fabricants dans la même région pourraient entendre parler de vous et refuser votre entreprise lorsque vous les contactez.

 

Le cas de la relation complexe

Il est presque impossible de laisser tomber soudainement un fournisseur une fois que vous avez un flux d'affaires régulier avec lui. À tout moment, ils peuvent avoir vos dépôts pour plusieurs commandes, et vous pouvez compter sur eux pour vous livrer les produits dont vous avez besoin !

Vous devez être conscient que ce type de relation peut être très fructueux, mais les risques sont aussi très élevés. Comme Jack Perkowski l'a écrit dans son livre :

« J'ai toujours été frappé par la façon dont un différend dans un domaine avec un partenaire, un client ou un collègue affecte tous les aspects de la relation en Chine. Aux États-Unis, nous avons l'habitude de " compartimenter ", de ne pas laisser un désaccord dans un domaine affecter la relation globale. En Chine, c'est différent. Soit vous avez une bonne relation, soit vous ne l'avez pas. »

3. Comment se protéger des mauvaises surprises ?

Voici deux conseils simples.

Tout d'abord, assurez-vous de vérifier la qualité avant l'expédition. Les agences d'assurance qualité comme la nôtre peuvent vous aider dans ce domaine.

Deuxièmement, si vous continuez à commander les mêmes produits, vous aurez besoin d'un stock de sécurité, pour éviter de dépendre trop de votre fournisseur actuel. Combien exactement ? Cela dépend du temps qu'il vous faudra pour lancer la production dans une autre usine.

V. Négociation : Quels sont les termes dont vous devez discuter ?

 

Les fournisseurs chinois sont doués pour détecter les acheteurs inexpérimentés.

Si c'est le cas, et si vous traitez avec des fournisseurs malhonnêtes, ils pourraient penser qu'ils pourront profiter de vous.

Par conséquent, il est important que vous donniez l'impression d'être quelqu'un qui est bien préparé. Vous devez savoir quoi demander et comment réagir lorsqu'un fournisseur est déraisonnable.

Jetons un coup d'œil aux principaux termes dont vous aurez besoin pour discuter avec les fournisseurs potentiels. Je vous conseille de discuter de la plupart de ces termes lors de votre toute première discussion/réunion avec chaque fournisseur potentiel.

 

 

1. Délai total (et date d'expédition)

 

Dès le début, vous devez leur demander deux choses :

  1. Quels sont les mois où vous êtes le plus occupé ? Et quand êtes-vous moins occupé ?
  2. Une fois qu'un échantillon parfait est approuvé et que vous obtenez le feu vert pour la production, de combien de jours avez-vous besoin avant de pouvoir expédier les marchandises ?

2. Incoterms

Avec leur devis, ils devraient écrire quelque chose comme "FOB Shenzhen" (ou FOB un autre port). Cela signifie qu'ils paient les frais jusqu'au port de Shenzhen ; vous êtes alors responsable de l'expédition et de la livraison des marchandises à votre destination finale.

La bonne nouvelle est que vous êtes en contrôle du fret si vous achetez FOB, mais vous aurez besoin de trouver un transitaire.

Si le fournisseur propose de prendre en charge le fret international, vous ne devez l'accepter que si l'incoterm est DDP [votre entrepôt] ou au minimum DDU [votre entrepôt]. Cela signifie qu'ils s'occuperont de tout le fret jusqu'à votre entrepôt, de porte à porte.

En ce qui concerne le fret aérien, des incoterms spécifiques s'appliquent. Votre transitaire devrait être en mesure de vous expliquer les nuances.

 

3. Droits de propriété intellectuelle (si votre produit est unique)

Les importateurs craignent souvent qu'une entreprise chinoise fasse de la rétro-ingénierie et copie leurs produits. Mais la plupart des cas d'atteinte à la PI concernent le fournisseur/fabricant d'origine !

Ce n'est pas surprenant, car ce sont eux qui ont travaillé dur pour développer le produit et le mettre en fabrication, ils ont aussi une idée du modèle d'affaires de leur acheteur.

Si vous ne voulez pas que votre fournisseur devienne votre concurrent, vous devez prendre quelques précautions.

Tout d'abord, soyez au courant des stratégies juridiques communes. Vous devez enregistrer votre marque en Chine avant le début de la production. Et vous devriez demander à votre fournisseur de signer un accord NNNN. On va le décomposer un peu :

 

  • Accord de non-divulgation - la plupart des gens pensent à celui-ci. Mais la façon dont elle est rédigée (en particulier la juridiction compétente en cas de violation) la rend souvent inapplicable.
  • Non-utilisation - puisque la divulgation peut être très difficile à prouver, vous voulez qu'il soit clair que vos renseignements confidentiels ne seront pas utilisés à l'extérieur du projet prévu.
  • Non-contournement - vous pourriez ne pas être en mesure de prouver que la partie destinataire a divulgué les renseignements ou qu'elle les a utilisés (cela pourrait se faire dans un autre établissement, au nom d'un cousin éloigné). Mais vous voulez aussi vous assurer qu'ils n'essaient pas de vendre votre produit à vos propres clients.

 

Deuxièmement, utilisez des stratégies non juridiques. Si vous êtes prêt à payer un peu plus cher pour réduire les risques de PI, vous devriez structurer vous-même votre chaîne d'approvisionnement et placer un pare-feu entre ses principaux éléments :

  1. Trouver et qualifier les fournisseurs de composants (ce n'est pas obligatoire) ;
  2. Répartir le traitement et le pré-assemblage entre plusieurs usines ;
  3. Donner l'étape finale (assemblage et emballage) à un fabricant qui ne connaît pas les autres usines impliquées, ou qui est spécialisé dans le fonctionnement comme une "boîte noire". Il y en a quelques-uns en Chine.

 

4. L'accès au site de fabrication et la transparence à son sujet

Même si vous avez confirmé que vous travaillez directement avec un fabricant, votre commande peut être sous-traitée à un atelier plus petit, soit parce qu'il n'a plus de capacité, soit parce qu'il veut augmenter sa marge bénéficiaire. Lorsque cela se produit, vous avez plus de chances d'avoir un désastre de qualité.

 

Alors, que pouvez-vous faire pour l'éviter ?

  • Précisez clairement à votre fournisseur que la production doit avoir lieu dans l'usine approuvée seulement à moins qu'il n'obtienne votre autorisation écrite de faire autrement pour une commande particulière. Obtenez un engagement écrit à ce sujet et inscrivez ce terme sur vos bons de commande.
  • Demandez au fournisseur de confirmer que vos représentants (qu'il s'agisse de votre personnel ou d'un tiers) peuvent se rendre à l'usine et vérifier votre produit à tout moment pendant la production.
  • Observez la production si vous pouvez être sur place, surtout pour la première série. Vous pouvez également envoyer un inspecteur qui fera rapport sur le lieu de production.
  • Essayez d'éviter la haute saison de votre fournisseur ainsi que la période du Nouvel An chinois.

 

5. Normes de qualité et spécifications des produits, et certifications

Dans l'esprit des fournisseurs chinois, la qualité est étroitement liée aux prix. Si vous demandez un prix bas, il est implicite que vous serez moins strict sur la qualité.

Par conséquent, l'un des éléments clés lors de la négociation est le suivant : vous pouvez discuter des prix, mais vous devez préciser très clairement que votre norme de qualité n'est pas négociable. Mieux encore, vous devez définir précisément vos standards de qualité.

 

Dans le cas où vous envisagez de faire fabriquer, et que vous hésitez entre différentes options, notre comparatif : fabriquer, faire fabriquer, ou acheter en gros pourra vous aider.

6. Conditions de paiement

Accepter un prix légèrement plus élevé en échange de conditions de paiement plus favorables peut s'avérer très rentable.

Si vous achetez des produits dans une industrie très concurrentielle, et si vous savez que de nombreux fournisseurs se battront pour obtenir votre entreprise, vous pouvez essayer de négocier les conditions suivantes : 30% avant production / 50% juste après expédition / 20% après livraison dans votre entrepôt.

De même, si vous prévoyez utiliser des lettres de crédit, vous devez le mentionner dès la première fois que vous échangez avec un fournisseur potentiel. S'ils refusent ce mode de paiement, ou si le montant de vos commandes est trop faible pour justifier une lettre de crédit, il est préférable de le savoir immédiatement.

7. Autres termes courants

D'autres termes communs qui sont souvent inclus dans les accords OEM sont :

  • Qui paie pour la première inspection et le premier test de laboratoire, et qui paie les frais suivants en cas d'échec
  • Pénalités pour retard d'expédition, rétro-facturations pour erreurs, etc.
  • Contrôle des hausses de prix
  • Indemnisation si le fournisseur ne peut pas livrer
  • Droit de refuser une commande

Un avocat peut vous en dire plus à ce sujet. Mais j'espère avoir présenté un tableau d'ensemble qui sera utile à certains importateurs.

 

 

VI. Pourquoi garder un certain effet de levier sur les fournisseurs ?

 

Jusqu'à présent, j'ai expliqué comment trouver un bon fournisseur et quelles conditions négocier dès le départ.

Mais ce n'est pas suffisant. Les acheteurs qui viennent d'arriver en Chine font souvent une erreur : ils font trop confiance à leurs fournisseurs.

La Chine est un pays où les chiens mangent les chiens. Vous ne pouvez pas faire confiance à une entreprise simplement parce que vous l'avez vérifiée et qualifiée. Vous devez structurer vos transactions de manière à conserver un certain pouvoir sur votre fournisseur.

Je vais suggérer trois bonnes façons de garder cet effet de levier.

 

1. Paiement par virement bancaire : libérez les paiements après que les jalons soient atteints.

Le virement bancaire (ou "V/T", qui signifie "virement télégraphique") est le principal mode de paiement dans le commerce international.

Il se fait habituellement en deux étapes :

Un acompte de 30%, avant la commande des composants.

  1. Le solde de 70%, à payer après l'achèvement de la production. Vous devriez essayer de le payer après l'expédition, mais de nombreux fournisseurs sont réticents à l'accepter - cela signifie qu'ils sont payés plus tard qu'ils ne le voudraient, et ils pensent que cela vous donne l'occasion de "jouer à des jeux" (comme demander une remise) après avoir expédié les marchandises.

C'est relativement bon marché. Dans de nombreux cas, il ressemble à ceci :

Virement bancaire

 

Dans le cas où vous ne pouvez pas négocier le paiement final après l'expédition, assurez-vous qu'il a lieu après que le produit a été inspecté et confirmé que tout est conforme à vos spécifications.

Cas particulier : si un investissement en outillage ou en moules est nécessaire

Vous devrez peut-être payer pour des moules avant d'obtenir des échantillons parfaits. C'est logique. Mais, si la valeur est élevée, vous voudrez peut-être consulter un avocat (voir la section 3, au bas de cet article).

Il y a une option négociable, celle de l'amortissement. Il s'agit normalement d'un point de négociation où le coût d'investissement de l'outil de moulage est relativement élevé et où l'acheteur négocie avec le fournisseur pour étaler le coût de l'outil de moulage sur une période de production ou un certain nombre d'articles de production. En voici un exemple :

AMORTISSEMENT SUR UNE PERIODE DE TEMPS

Coût de l'outil (y compris les frais d'intérêt supplémentaires)                        25 000.00 $

Nombre de mois t Répartir le coût de l'outillage du moule                              12

Paiement mensuel pour l'outil de moulage                                                          2 083.33 $

AMORTISSEMENT SUR UNE QUANTITE DE PRODUITS

Coût de l'outil (y compris les frais d'intérêt supplémentaires)                        25 000.00 $

Nombre de produits pour étaler le coût de l'outillage du moule                     75 000

Surcoût par produit pour la quantité convenue (75 000 dans ce cas)           0,33$

 

Le principe est que vous devriez garder une certaine influence dans vos mains le plus longtemps possible. Concrètement, cela signifie que vous devez de l'argent à votre fournisseur jusqu'à l'expédition. Ainsi, ils seront à l'écoute de vos demandes.

 

Quatre choses que vous ne devriez JAMAIS faire

  1. Ne payez jamais à l'avance 100% de la commande avant le début de la production. C'est juste stupide. J'ai vu des acheteurs faire cette erreur et je le regrette profondément. Essayez-le et vous comprendrez pourquoi l'effet de levier est important !
  2. Ne transférez jamais l'acompte avant d'avoir la certitude que l'usine sait exactement ce que vous voulez. Beaucoup d'acheteurs émettent un bon de commande, puis reçoivent un échantillon parfait, puis envoient l'acompte.
  3. Ne transférez jamais d'argent sur un compte personnel.
  4. Ne transférez jamais de l'argent à un nom de compte différent de celui de votre fournisseur, sans demander une explication écrite.

 

Ce que vous devriez essayer de négocier au fil du temps

Au fur et à mesure que vous devenez un client régulier, et si vous pensez que le fournisseur fait une marge décente sur vos commandes, vous devriez demander cette structure de paiement : 30% d'acompte - 50% après expédition - 20% après livraison dans votre entrepôt.

C'est encore relativement rare, mais cela devient de plus en plus courant.

 

2. Paiement par lettre de crédit : plus sûr pour l'acheteur, mais pas toujours une option

Les paiements par lettre de crédit (L/C) sont plus complexes que les V/T. Mais ils offrent certains avantages à l'acheteur.

 

Comment une L/C protège l'acheteur

  • Aucun acompte n'est nécessaire
  • L'un de ces documents devrait être un « certificat de contrôle de la qualité» délivré par [votre société d'inspection désignée]".
  • Il y a presque toujours des divergences. Cela signifie qu'en fin de compte, c'est l'acheteur qui décide. Il peut décider de renoncer à des écarts un peu plus tard, pour prolonger les délais de paiement. Il est en mesure de négocier un rabais si le fournisseur a fait des économies quelque part.

 

Avantages des L/C

  • Elles sont chères. Les banques facturent des frais beaucoup plus élevés pour les L/C que pour les V/T. Cela signifie qu'ils ne sont pas une solution réaliste pour les commandes inférieures à 30 000 euros.
  • De nombreux fournisseurs n'acceptent pas les L/C. Peut-être manque-t-il d'argent (et ils ont besoin de paiements anticipés), ou peut-être ont-ils eu de mauvaises expériences dans le passé. Mais parfois, il suffit de rassurer un fournisseur pour qu'il accepte les L/C.

 

Quelques conseils pour rassurer les fournisseurs
  • Beaucoup d'acheteurs paient par L/C pour leur première commande chez un nouveau fournisseur et passent ensuite à V/T. Si c'est le cas, n'oubliez pas de le mentionner.
  • Utilisez une banque internationale et célèbre pour ouvrir vos L/C.
  • Mieux encore, montrez un brouillon de votre L/C au fournisseur avant de l'ouvrir officiellement. S'ils ne s'entendent pas sur un terme qui est d'importance mineure pour vous, laissez tomber.

Moyen de paiement

 

3. Signer un contrat exécutoire, pour un effet de levier supplémentaire

La plupart des importateurs NE sont PAS au courant de ces deux faits :

  1. Votre bon de commande n'est pas considéré comme un contrat !
  2. Un contrat qui fait l'objet d'un litige dans votre pays est certainement inutile avec un fournisseur chinois à moins que son entreprise n'ait des actifs dans votre pays.

 

Si vous voulez un contrat (également appelé " contrat OEM ") que vous pouvez faire exécuter devant un tribunal chinois ou un organisme d'arbitrage, il doit être rédigé par un avocat qui connaît bien le commerce chinois. (Je recommande habituellement Dan Harris et Steve Dickinson, de Harris Bricken).

 

La plupart des termes sont assez standard, mais ils devraient être adaptés à votre situation :

  • La description écrite du produit sera jointe en annexe ;
  • La sous-traitance peut être interdite ;
  • Les modalités de paiement peuvent être formalisées ;
  • La propriété de l'outillage ou des moules spéciaux peut être clarifiée ;
  • La non-divulgation de la PI peut être demandée.

 

Le principal avantage d'avoir un contrat est l'effet de levier qu'il vous donne devant votre fournisseur. Naturellement, vous ne voulez pas les poursuivre en justice, mais vous pouvez les menacer de le faire !

La rédaction d'un contrat chinois n'est pas bon marché, mais il s'agit généralement d'un paiement unique. Une fois que vous avez le modèle, vous pouvez probablement le réutiliser pour d'autres commandes si le fournisseur accepte les mêmes conditions. Il doit être structuré de manière à ce que seules les pièces à conviction (spécifications du produit, bon de commande...) doivent être modifiées d'une commande à l'autre.

J'ai mentionné à plusieurs reprises la nécessité d'être très précis et de préciser ce qui est nécessaire jusqu'aux détails finis. Dans la prochaine partie de cette série, nous verrons comment un acheteur peut décrire ses attentes en ce qui concerne le produit lui-même.

 

VII. Comment décrire ce que vous voulez ?

J'ai déclaré à plusieurs reprises que vous devez décrire votre produit en détail.

Je sais que c'est évident, mais la plupart des acheteurs ne le font pas bien.... et souvent le regrettent plus tard.

Il y a deux façons de formaliser vos besoins :

  • Une fiche technique écrite, qui contient toutes vos attentes concernant le produit et son emballage.
  • Les échantillons de pré-production, qui sont censés représenter ce qui ne peut pas être facilement décrit par écrit : le look & feel, la qualité de la finition, etc.

 

1. La fiche technique écrite

La rédaction d'une fiche technique avant le début de la production a deux objectifs :

 

a) Communiquer vos besoins, selon vos conditions.

Même si vous achetez des articles standard (sans personnalisation), vous ne devez pas vous fier aux informations du catalogue du fournisseur. Certaines informations importantes peuvent être manquantes ; les tolérances peuvent être trop floues, et ainsi de suite.

Mais qui prendra ces décisions ? Les gens aiment les acheteurs et les techniciens de production. En d'autres termes, des gens dont l'objectif principal est d'économiser de l'argent. Par exemple, ils achèteront les cartons les moins chers si vous ne spécifiez pas le type d'emballage que vous voulez.

b) Fournir une base pour le contrôle de la qualité.

Disons que vous achetez des stylos. Lorsque vous recevez l'envoi, vous remarquez que les stylos manquent d'encre après une journée d'écriture. Vous vous plaignez auprès du fabricant, qui vous dit " bien sûr, si vous écrivez pendant 24 heures sans arrêt, il est possible qu'il n'y ait plus d'encre ". Vous répondez "non, je veux dire après avoir écrit pendant 1 heure". Ce type de discussion peut durer longtemps.

Est-ce un exemple stupide ? Non. Il est représentatif de la situation de nombreux acheteurs qui n'ont pas pris la peine d'écrire leurs exigences d'une manière qui forme la base d'une liste de contrôle de qualité.

Pour en revenir aux stylos, un exemple de cahier des charges pourrait être : les stylos devraient "prévoir au moins 2 km d'écriture sur des feuilles de papier standard" et "l'espace vide à l'intérieur de la cartouche devrait être compris entre 0,5 cm et 1,5 cm" (cela ne ferait que faire partie du cahier des charges).

Les usines chinoises embauchent souvent quelques jeunes diplômés anglophones pour communiquer avec leurs clients étrangers. Lors de l'envoi de votre demande, ces vendeurs se chargeront de la traduction.

Pour éviter les malentendus, voici quelques conseils :

  • Utilisez autant de photos et de dessins que possible, plutôt que du texte.
  • Si vous disposez des ressources nécessaires, traduisez vous-même les spécifications.
  • Mieux encore, allez à l'usine pour recueillir les commentaires et les questions des techniciens et des gestionnaires. Ne passez pas par le filtre du représentant. Demandez à un gestionnaire d'estampiller et de signer le document.

c. Définir les défauts potentiels

Comment définir votre standard de qualité ? En d'autres termes, qu'est-ce qui devrait être considéré comme un défaut majeur ?

Malheureusement, les échantillons de pré-production ne sont pas suffisants car ils ne présentent aucun défaut. La définition des défauts potentiels doit donc figurer dans la fiche technique.

Il est pratiquement impossible d'énumérer 100% des défauts possibles. Cependant, il vaut la peine de passer un peu de temps à définir les 20% de défauts qui reviennent 80% du temps.

Une fois que vous avez une liste de défauts, vous devez décider de leur gravité en fonction de ces trois catégories :

  • Les défauts critiques peuvent nuire à l'utilisateur ou ne respectent pas les réglementations du pays importateur. La tolérance est généralement 0.
  • Les défauts majeurs ne sont généralement pas acceptés par les consommateurs/utilisateurs finaux, de sorte qu'ils n'achèteraient pas le produit. La limite de qualité d'acceptation (LQA) correspondante est généralement de 1,5% ou 2,5%.
  • Les défauts mineurs sont les petits problèmes qui n'empêchent généralement pas la vente du produit. La limite LQA correspondante est généralement de 4,0 %.

Utilisation d'un modèle pour la fiche technique

2. Échantillons de pré-production (ou "échantillons dorés")

Les descriptions et les photos ne vont pas plus loin. Vous devez demander un échantillon parfait de pré-production (souvent appelé "échantillon doré") avant le début de la production.

La plupart du temps, le fournisseur doit soumettre des échantillons plusieurs fois avant que l'acheteur ne les accepte.

Une fois que vous avez approuvé un échantillon parfait, vous devez vous assurer que l'usine en a conservé au moins un pour leur référence, puis vous assurer que les inspecteurs en ont au moins un.

 

Identification et protection des échantillons

Comme je l'ai déjà écrit, le toucher du produit est souvent difficile à décrire. C'est pourquoi des échantillons de pré-production sont nécessaires.

Assurez-vous d'identifier ces échantillons d'une manière qui ne peut pas être facilement modifiée. Par exemple, l'estampage à l'encre sur un vêtement, ou un sceau attaché à un bien dur.

Vous seriez surpris de voir à quelle vitesse les échantillons peuvent se détériorer dans une usine. Ils vont de main en main, ils ramassent la poussière, ils sont parfois coupés (pour vérifier le travail interne), et ainsi de suite. Ils devraient être conservés dans un sac, à tout le moins, et idéalement mis en quarantaine loin des zones de production.

Sur-promotions et sous-promotions

La production en série ressemblera-t-elle aux "échantillons dorés" ? Bien sûr que non, mais aucun fournisseur chinois ne vous le dira avant que vous ne passiez une commande.

En Chine, la concurrence féroce signifie que chaque fournisseur ressent le besoin de faire des promesses excessives afin d'acquérir de nouveaux clients. C'est pourquoi vous devez définir précisément votre standard de qualité et le faire confirmer avant le début de la production.

 

La meilleure façon de communiquer votre standard de qualité avant le début de la production

Le mieux est de pousser l'usine à faire un essai pilote sur 50-100 pièces.

C'est ainsi que les acheteurs ayant un standard de très haute qualité sont obligés d'opérer - ils peuvent donner leur avis à l'usine sur la qualité de l'essai pilote et confirmer la capacité (ou l'incapacité) d'un fabricant à satisfaire leurs exigences.

Cependant, très peu d'usines en Chine acceptent de faire un essai pilote. S'ils veulent vraiment votre entreprise et s'ils peuvent acheter les composants en petite quantité, c'est quelque chose que vous pouvez essayer de négocier.

Un autre sujet important est la façon de suivre l'avancement de vos commandes (par le développement, la production et le transport). C'est ce que nous aborderons dans la prochaine partie.

 

VIII. Comment faire de la gestion de projet ?

Un thème récurrent dans cet article est que vous ne devriez pas compter sur les vendeurs du fournisseur.

La plupart d'entre eux auraient été embauchés uniquement sur la base de leurs compétences en anglais. Ce sont des interprètes avec très peu de connaissances techniques et ils ne sont pas des chefs de projet.

Il n'y a en fait pas de véritable "chef de projet" dans 99% des usines chinoises. Alors, qui devrait gérer les commandes ?

La mauvaise nouvelle, c'est que c'est le travail de l'acheteur.

La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas forcément beaucoup de travail.

 

1. Pourquoi l'acheteur devrait-il suivre l'évolution de la production ?

Dans la phase de sourcing et lors de projets de développement de nouveaux produits, le fournisseur a intérêt à agir rapidement. Il "court après l'ordre".

Une fois qu'une commande entre en production, cependant, l'acheteur ne doit pas simplement attendre l'expédition. Il doit rester actif et continuer à communiquer régulièrement.

Les fabricants chinois sont souvent en retard. Pour certains d'entre eux, la ponctualité des livraisons est un événement exceptionnel. C'est un fait sur lequel vous devez compter.

Comment communiquent-ils ces retards à l'acheteur ? S'ils voient qu'ils auront 2 semaines de retard, vont-ils l'annoncer à leur client ? Habituellement non, parce qu'ils ont peur d'obtenir une réponse du genre "alors vous paierez pour le fret aérien".

Ce qu'ils font à la place, c'est attendre jusqu'à 1 semaine avant la date d'expédition initialement prévue, puis annoncer quelques jours de retard (même s'ils attendent encore certains composants, et que la production n'a pas encore commencé). Ensuite, ils annoncent quelques jours de plus, puis quelques jours de plus et ainsi de suite.

Un délai de 2 semaines, c'est plutôt mauvais. Un retard de 3 jours n'est pas si grave. Mais cinq retards de 3 jours correspondent à un délai de 2 semaines.

2. Les pénalités de retard sont-elles réalistes et applicables ?

Je vois beaucoup d'acheteurs qui écrivent ce terme sur leur bon de commande : "Pénalité : 1 semaine de retard 5% de la commande, 2 semaines de retard 10%...".

Mais très peu d'entre eux essaient de l'appliquer. Ils savent que le fournisseur fait probablement moins de 10% de marge et n'acceptera pas de perdre de l'argent sur la commande.

Votre but est d'éviter deux situations :

  • Un autre acheteur menace d'appliquer des pénalités et obtient la priorité sur votre commande... Simplement parce que vous jouez trop gentiment avec votre fournisseur.
  • L'usine fabrique vos produits dans l'urgence, pour éviter les pénalités, et finit par créer d'énormes problèmes de qualité. (Et, soit dit en passant, ils auront une excuse facile - vous les avez poussés à se dépêcher, alors c'est vraiment de votre faute.)

Est-ce que cela semble être une ligne fine à franchir ? Parfois, le travail de l'acheteur est un art plus qu'une science....

 

3. Comment les importateurs professionnels font le suivi de la production

D'après mes observations, certains acheteurs parviennent à éviter la plupart des problèmes que j'ai décrits ci-dessus. Voici quelques choses qu'ils font bien :

  • Ils vérifient la capacité de l'usine pendant l'audit, pour s'assurer qu'ils peuvent passer la commande dans un délai raisonnable.
  • Ils ajoutent 2 à 3 semaines de rembourrage, en plus des prévisions du fournisseur.
  • Pour les nouveaux produits ou les nouvelles usines, ils envoient un inspecteur pendant la production. L'idée est de vérifier la qualité du produit, l'état de la production et si l'ensemble de la commande est passée sur le site de fabrication agréé.
  • Ils utilisent des techniques de gestion de projet pour suivre les progrès de la production.

 

4. Comment suivre une approche de gestion de projet

Voici un tableau simple qui peut être utilisé par les acheteurs, pour chaque commande.

Étape importante Objectif Réel Variation Commentaires
Tous les composants achetés Oct. 6 Oct. 9 +3 dépôt de l'acheteur reçu le 8 octobre
Tous les composants reçus Oct. 12

 

Oct. 17 +5  
Début de la production en série Oct. 14 Oct. 24 +10 Notre usine est très occupée
Envoi d'échantillons de production Oct. 21      
20% des pièces sont finies Oct. 21      
Début de l'emballage Oct. 25

 

     
Inspection finale Oct. 28      
Date d'expédition Nov. 5      

Le problème est que, si vous avez plusieurs commandes avec plusieurs fournisseurs, le travail de suivi devient rapidement trop long. Nous faisons du travail de gestion de projet pour certains de nos clients et cela leur fait gagner beaucoup de temps.

IX. Pourquoi et comment vérifier la qualité au début de la production ?

Je suppose que vous avez trouvé et vérifié un bon fabricant. Ils ont bien communiqué jusqu'à présent, et vous avez confiance en eux.

 

Mais devez-vous être confiant ? Plusieurs choses peuvent mal tourner :

  • Ils sont peut-être trop occupés et confient votre travail à une autre usine - sans vous le dire.
  • Ils peuvent recevoir des composants de qualité inférieure de la part de leurs fournisseurs et décider de les utiliser quand même.
  • Votre produit peut être nouveau pour eux d'une manière que vous n'aviez pas prévue ou pressenti.

Heureusement, il existe une solution simple : envoyer un inspecteur à l'usine pendant la production. Si vous travaillez avec une agence d'assurance qualité, cela devrait vous coûter environ 300 euros par visite.

 

1. Quand envoyer un inspecteur pendant la production ?

Cela dépend des risques que vous voulez atténuer ; différentes options sont présentées ci-dessous :

Verification marchandise

 

Examinons les cas les plus courants, un par un.

a) Vous n'êtes pas sûr. Le mieux, dans la plupart des cas, est de venir 1-2 jours après la sortie des 1ers produits des lignes de production.

b) Vous craignez que les composants ne soient pas corrects mais qu'ils soient de toute façon utilisés dans la production (ce qui n'est pas rare en Chine). Vous devriez venir une fois que tous les composants ont été reçus, mais avant le début de la production. Vous ne voulez vraiment pas que des composants inférieurs aux normes soient intégrés dans vos produits. Après cela, la seule solution est souvent de reproduire l'ensemble du lot.

c) L'usine a accepté de faire un essai pilote (ou peut-être simplement quelques prototypes) avec des composants en vrac. Vous devriez venir juste après qu'ils aient fait ce travail. C'est souvent nécessaire et c'est le meilleur moment pour les produits techniques. Malheureusement, peu d'usines acceptent de le faire, même pour une première commande.

 

d) Vous êtes un expert dans la fabrication de vos Si vous pensez que l'usine a besoin de vos compétences techniques, vous devriez venir lorsque les marchandises commencent à passer par les étapes du processus que vous pensez être les plus sensibles.

 

e) La quantité de votre commande n'est pas importante, et vous ne pensez pas que les premiers produits finis soient représentatifs de la qualité moyenne de l'ensemble de la commande : venez quand 30% de la marchandise est terminée.

 

f) L'emballage est une opération très complexe et/ou sensible. Vous devriez venir quand ils commencent à emballer les marchandises et à les former/superviser.

2. Que faire si l'inspecteur constate des problèmes ?

Encore une fois, la réponse est "cela dépend du type de problèmes trouvés".

 

a) La production (ou une partie de celle-ci) est effectuée à l'extérieur de l'installation que vous avez vérifiée. Lorsque nous découvrons ce cas, notre client est souvent choqué, surtout s'il s'agit d'un intermédiaire qui vend les marchandises à un méga détaillant comme Walmart.

Vous devriez demander une explication. Votre fournisseur doit vous garantir qu'il suit très attentivement la production dans cet autre site de fabrication. Vous devriez garder un oeil sur ce qui se passe. Pour des commandes importantes, le nombre de sous-traitants peut aller jusqu'à 10 ou 15 !

 

b) Les composants sont inférieurs aux normes. Assurez-vous que la production ne démarre pas ! Beaucoup d'usines chinoises n'ont pas de portes "OK / pas OK". Ils n'ont pas l'équivalent des boutons marche/arrêt. Lorsqu'ils auront des capacités disponibles, ils seront tentés d'aller de l'avant.

c) L'usine ne suit pas le processus que vous lui avez montré. Ils peuvent persister même après que vous leur ayez rappelé vos exigences, et argumenter, "vous ne savez pas comment fonctionne la production ici".

Dans ce cas, insistez pour qu'ils fassent un essai pilote avant de prendre des risques avec un lot qui a été acheté en partie avec VOTRE dépôt. Si cela ne fonctionne pas, suivez de près le déroulement de la production.

Vous pourriez également les aider à produire des instructions de travail pour la chaîne de production, où chaque poste de travail a un ensemble clair d'instructions, y compris des photographies ou des images qui montrent les étapes clés de cette partie du processus. Par exemple, vous pouvez suivre ce modèle.

 

d) Plusieurs ou tous les produits ont des problèmes. Tout d'abord, assurez-vous que la production s'arrête jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée. Ils ne devraient pas continuer à faire les mêmes défauts. Ils doivent trouver un moyen de corriger leur processus avant de reprendre le travail.

Deuxièmement, donnez-leur des critères clairs pour guider leur travail de tri à 100 %. Ils devront passer en revue les produits qu'ils ont déjà fabriqués, pour décider s'ils sont acceptables.

3. Il est préférable de vérifier plus tôt

Maintenant, vous comprenez certainement pourquoi il est préférable de vérifier le plus tôt possible. Le fait de détecter les problèmes tôt vous donne le temps d'étudier les problèmes, de dire à l'usine ce qui n'est pas acceptable, de chercher des contre-mesures, de les tester et d'ajuster votre temps de production.

Comme vous pouvez le deviner, pour les commandes importantes, il est souvent judicieux pour le client d'envoyer des inspecteurs à plusieurs reprises au cours du cycle de production. Dans certains cas, un inspecteur est stationné pendant plusieurs semaines dans l'usine.

Si vous attendez que toute la production soit terminée et que vous rencontrez des problèmes de qualité à ce stade, il sera peut-être trop tard. Parfois, il faut des semaines pour retravailler la marchandise défectueuse. Et il se peut qu'ils aient tous besoin d'être reproduits, ce qui prend beaucoup de temps et coûte cher... et est rarement fait aux frais de l'usine.

La triste vérité, c'est que, même si la plupart des problèmes de production sont de la faute du fabricant, ce dernier en assume rarement la responsabilité. C'est pourquoi les contrats exécutoires (voir la partie 6 sur l'effet de levier) peuvent vous sauver la vie !

  • La résolution des problèmes de développement est environ 10 fois plus rapide et moins coûteuse qu'en production.
  • La résolution des problèmes de production est également environ 10 fois plus rapide et moins chère qu'après la vente des produits.
  • Par conséquent : la résolution des problèmes de développement est environ 100 fois plus rapide et moins chère qu'après la vente des produits.

 

4. Quelques autres avantages des inspections précoces de la production

L'inspection en cours de production est également un moyen facile de prélever quelques échantillons de la production et de les envoyer à un laboratoire d'essai.

L'inspecteur utilisera les spécifications que vous avez rédigées comme liste de contrôle et, si possible, un échantillon approuvé pour référence. C'est là que le dur travail que vous avez fait après la partie 7 commence à porter ses fruits.

Le sujet de la partie 10 portera sur les inspections finales et les raisons pour lesquelles elles constituent l'outil de contrôle de la qualité préféré de la plupart des importateurs.

 

X.Pourquoi faut-il toujours vérifier la qualité avant l'expédition ?

Une fois que les produits ont atteint votre quai et que vous avez payé 100% de la commande, il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire au cas où les produits ne sont pas conformes à vos spécifications.

Il y a de fortes chances que vous ayez déjà payé le fournisseur en entier. Et le fournisseur ne vous remboursera certainement pas votre argent, ni ne le reproduira gratuitement. Ça arrive, mais c'est très rare.

C'est pourquoi les importateurs professionnels font généralement inspecter chaque commande avant l'expédition. (Les usines chinoises sont réputées pour vendre le produit à bas prix lorsque l'acheteur commence à se sentir plus confiant.)

 

1. Quand a lieu l'inspection finale ?

Elle a lieu une fois que 100% de la quantité expédiée est terminée et que la plupart des produits (la limite est généralement au moins de 80%) sont emballés. De cette façon, les cartons peuvent être comptés et la quantité peut être estimée.

Verification produit

 

Le grand avantage est que les échantillons peuvent être prélevés au hasard - le fabricant ne peut pas cacher une grande partie des produits dans une pièce arrière et prétendre que toutes les marchandises sont devant l'inspecteur.

Assurez-vous de disposer de quelques jours entre l'inspection finale et la date limite pour donner le feu vert à l'expédition :

Il se peut que le fabricant doive apporter des corrections mineures à l'emballage ou à l'étiquetage, par exemple, et que vous ayez besoin qu'il vous envoie quelques photos et explications avant que vous preniez une décision.

 

2. Où une inspection finale devrait-elle avoir lieu ?

Elle est généralement réalisée en usine. De cette façon, s'il est nécessaire de refaire le travail, le fabricant peut le faire tout de suite.

Il est important qu'un représentant du fournisseur comprenne ce qui n'a pas fonctionné (le cas échéant). En règle générale, le ou les inspecteurs demandent au fournisseur de signer la liste des problèmes constatés.

3. Qu'est-ce qui est vérifié lors d'une inspection finale et qu'est-ce qui ne peut être vérifié plus tôt ?

Dans la partie précédente de cet article, j'ai énuméré les avantages d'une inspection pendant la production, mais une inspection finale est habituellement nécessaire comme complément, pour les raisons suivantes :

  • Comme je l'ai écrit plus haut, la quantité présentée peut être estimée, ce qui signifie que l'inspecteur peut prélever des échantillons qui sont représentatifs de l'ensemble du lot.
  • L'emballage intérieur, l'emballage d'exportation et l'étiquetage sont généralement ajoutés aux produits quelques jours avant leur expédition. Ils sont essentiels pour protéger les produits et assurer une manutention sans heurts tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Par conséquent, la plupart des travaux de contrôle de la qualité sont effectués quelques jours avant l'expédition, plutôt que pendant la production. Par exemple, si je regarde les réservations de nos clients, plus de 70 % de toutes les inspections sont des inspections finales.

 

4. Les statistiques utilisées dans l'industrie du contrôle de la qualité

Que vous fassiez appel à un organisme d'assurance qualité professionnel ou que vous le fassiez en interne, il est bon de savoir quelles règles statistiques sont utilisées dans l'industrie. Vous devriez en savoir plus que vos fournisseurs, sinon leurs interprétations pourraient vous embrouiller.

5. Que faire lorsqu'un gros problème est constaté à ce stade ?

Tout d'abord, comme je l'ai conseillé dans la partie 6, vous devez absolument vous assurer que la qualité est acceptable avant de payer le reste de ce que vous devez à votre fournisseur. Ne la jouez PAS gentiment et ne vous "faites pas de la bonne volonté". C'est une erreur que j'ai vu beaucoup avec des nouveaux acheteurs. Conservez une partie du paiement jusqu'à ce qu'ils aient fait les corrections que vous avez demandées.

 

Ensuite, il y a plusieurs cas :

Si vous estimez que le fabricant peut simplement trier les pièces défectueuses ou en retravailler certaines, alors vous devriez suivre la procédure décrite ci-dessous :

Check marchandise

 

Si vous avez besoin que le fournisseur analyse l'origine du problème et vous le signale, vous pouvez lui demander de préparer un formulaire CAPA (voir un exemple ci-dessous).

Mesure corrective

 

Si le fabricant ne s'attaque pas à la racine du problème, ou si vous pensez qu'il va dans la mauvaise direction, vous devez agir. Vous devez envoyer un ingénieur qui connaît bien le processus de l'usine pour en discuter avec ses techniciens.

Cet ingénieur doit chercher la cause profonde, proposer des contre-mesures (en tenant compte des suggestions du fabricant), et essayer d'effectuer un test pendant qu'il est en usine.

Si jamais vous avez besoin de ce type d'aide, contactez-nous et nous essayerons de vous au mieux de vous aiguiller.

Nous aborderons ce sujet dans la prochaine partie de cet article.

 

XI. Pourquoi construire un bon rapport avec les fournisseurs ?

Jusqu'à présent, j'ai écrit sur des sujets "compliqués" : sélection des fournisseurs, rédaction des spécifications, négociation des bonnes conditions et contrôle de la qualité.

Mais je pense que je devrais prendre un moment et me concentrer sur les sujets "faciles", et en particulier, comment construire une bonne relation avec les fournisseurs parce que c'est une chose très importante, tout en étant très difficile à mettre en place.

Voyons d'abord ce que les spécialistes appellent le "cercle intérieur" et le "cercle extérieur".

 

1. Un peu d'arrière-plan : les cercles intérieurs et extérieurs

Je suis peut-être un peu trop généraliste, mais j'ai l'impression que les Chinois sont encore très proches du système communautaire villageois, où l'on ne peut faire confiance à personne dans une autre ville.

Ils se soucient beaucoup de leur famille, de leurs amis proches et de certains de leurs collègues ou clients ; cependant, ils ne se soucient pas de ce qui arrive aux personnes qui sont en dehors de leur cercle. Quand je dis "ils s'en fichent", c'est plutôt comme s'ils ne voulaient s'impliquer avec personne en dehors de leur cercle. Peu importe les ennuis ou le danger dans lesquels ces étrangers pourraient se trouver, ils préfèrent faire demi-tour et passer devant au lieu d'aider.

Qu'est-ce que cela signifie pour l'acheteur étranger ?

Devriez-vous essayer de vous faire ami avec les vendeurs et les gestionnaires des fournisseurs ?

Cela peut aider, mais la frontière est mince.

Vous devriez parler de vous et de votre famille, et vous renseigner sur la leur. Montrez des photos de votre ville, apportez des spécialités de votre pays, apprenez-leur quelques mots drôles, etc. Tout cela vous aidera à vous rapprocher de leur cercle intime, et vos ordres auront une plus grande priorité dans leur esprit en raison de la relation qui se construit.

 

Cela ne veut pas dire que l'amitié passe avant les affaires, cependant. En voici deux exemples :

  • S'ils produisent des produits de qualité inférieure ou s'ils expédient des marchandises en retard, ils devraient s'attendre à ce que vous agissiez durement.
  • S'ils suggèrent d'inspecter la qualité par eux-mêmes (en vous demandant essentiellement de leur faire confiance aveuglément), vous devriez rejeter cette idée immédiatement.

 

2. Quels sont les avantages de visiter fréquemment l’usine ?

En Chine, les réunions en face à face sont beaucoup plus productives que les courriels ou les appels téléphoniques, surtout si vous pouvez vous présenter devant les décideurs.

Vous êtes probablement en contact avec un vendeur, qui a une influence limitée dans l'organisation. Si vous le pouvez, venez régulièrement en Chine et discutez avec les cadres intermédiaires (qui répartissent les capacités et établissent les priorités) et/ou les techniciens qui travaillent sur vos commandes.

3. Être considéré comme un "bon client".

De plus en plus de fournisseurs chinois se rendent compte qu'ils doivent fidéliser un certain nombre de bons acheteurs et bien les traiter. Du point de vue de l'acheteur, il ne faut pas grand-chose pour obtenir ce statut.

Montrez que vous tenez à votre fournisseur. Posez des questions pour comprendre leur situation et essayez d'en tenir compte dans vos décisions (du moins dans une petite mesure). Cela vous aidera à être considéré comme un "bon client", même si vous insistez pour suivre des processus professionnels.

 

4. Demeurez courtois.

Certains acheteurs manquent de respect à l'égard de leurs fournisseurs chinois, en particulier lorsque des problèmes surgissent, et cette attitude est généralement contre-productive.

Vous devriez éviter de poser des questions difficiles de façon directe. Je me souviens d'un de mes clients qui, après avoir vu les erreurs d'une usine, a placé des échantillons sur une table et a demandé "pourquoi cela s'est produit", "n'avez-vous pas contrôlé les matériaux, comme vous nous l'aviez promis auparavant", "pourquoi les opérateurs de ligne ne l'ont-ils pas attrapé" et ainsi de suite ?

Grosse erreur, parce qu'il descendait des gens de niveau intermédiaire dans l'entreprise du fournisseur. Mon client a offensé toutes les personnes clés travaillant sur son projet sur un plan personnel. Et en public. Ils ont perdu la face.

Qu'est-ce que la face, pourriez-vous demander ?

Dans les situations où quelqu'un a commis une erreur ou a commis un acte répréhensible, et où l'erreur est attribuable à cette personne en public, alors cette personne a "perdu la face" - sa réputation aux yeux de ses pairs a été réduite. Perdre la face est une expérience que personne ne souhaite vivre. Ainsi, même si celui qui perd la face est clairement "faux", certaines personnes se donneront beaucoup de mal pour éviter l'apparence de perdre la face.

Les affaires sont les affaires, et vous devriez défendre vos intérêts, cependant, gardez à l'esprit que les Chinois ont tendance à mélanger les relations professionnelles et personnelles.

Maintenant, si vous êtes devant le propriétaire de l'usine et si vous êtes un de ses clients importants, vous pouvez faire pression. Tu peux être dur et crier. Comme Paul Midler l'a écrit dans son dernier livre, rien ne peut les offenser.

 

5. Utilisez vos e-mails à bon escient

Donc, vous, ou votre inspecteur, avez trouvé un problème. Que devriez-vous faire ?

Si vous êtes vous-même à l'usine, tout est plus facile. Vous pouvez leur donner une rétroaction immédiate sur ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas (vous devriez prendre des photos et écrire une note à ce sujet).

Si vous n'êtes pas sur place, vous devriez envoyer des courriels pour transmettre de l'information (photos, listes de problèmes, causes profondes potentielles, etc.) et demander une réponse. Essayez de ne faire valoir qu'un seul point par message. Vous pouvez ensuite appeler votre contact pour vous assurer qu'il a bien reçu votre courriel et qu'il comprend ce que vous lui expliquez, puis lui demander quand il répondra.

La tendance naturelle des fournisseurs chinois sera de se justifier et de trouver une excuse (qui sera souvent un "mensonge blanc"). Le plus important est de les amener à formuler leurs prochaines actions correctives et à s'engager sur un calendrier. Concentrez-vous sur ça, plutôt que de demander "qui a foiré ?"

 

XII. Comment suivre de près la production ?

Jusqu'à présent, j'ai reçu des conseils écrits qui s'adressent à certains types d'importateurs. Je les appelle les "acheteurs sur le terrain", et je les connais bien parce que beaucoup d'entre eux sont nos clients. Ils ont tendance à suivre de près leur production.

Cependant, n'oublions pas une bonne moitié des acheteurs - les " acheteurs sans intervention ".

Ce que je veux dire, c'est qu'il n'y a pas un seul ensemble de "meilleures pratiques". En ce qui concerne les importateurs, il existe au moins deux types de stratégies d'achat qui peuvent avoir un sens.

Examinons d'abord ce que font les acheteurs sans intervention et pourquoi cela a du sens dans leur situation.

 

1. L'acheteur qui n'a pas à intervenir.

Prenons un exemple. Vous achetez des articles promotionnels qui sont ensuite donnés.

Un jour, un client demandera un ouvre-bouteille. La prochaine fois, vous devrez chercher des casquettes. Puis des sacs en papier, puis des stylos, et ainsi de suite.

Tous ces produits sont fabriqués dans différentes usines. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous vous retrouvez avec des dizaines de fournisseurs et des dizaines de produits !

Cela signifie que vous ne pouvez pas vous familiariser avec tous vos fournisseurs. Vous ne pouvez pas devenir un expert dans toutes les catégories de produits.

2. Pourquoi il peut être logique d'être " sans intervention ".

Les acheteurs qui passent des commandes uniques sont obligés de prendre des risques élevés. Ils ne peuvent se concentrer que sur quelques stratégies d'atténuation des risques.

Si nous revoyons les conseils que je vous ai donnés depuis la première partie de cette série, voici la stratégie d'approvisionnement typique de l'acheteur sans intervention :

  1. Identification et sélection des fournisseurs : L'acheteur devient expert pour mener à bien cette étape efficacement.
  2. Vérification en usine : Très léger. L'acheteur ne construit pas une base d'approvisionnement à long terme.
  3. Entretenir le réseau de fournisseurs de réserve : Uniquement possible avec des articles de série.
  4. Négocier les bonnes conditions : Il est très important pour l'acheteur de bien faire les choses.
  5. Garder un levier entre vos mains : L'acheteur devient expert dans la gestion des risques financiers.
  6. Rédaction d'un cahier des charges détaillé : Pas réaliste. L'acheteur n'a pas suffisamment d'expertise produit et peu de temps.
  7. Suivi des calendriers de production : Toujours un défi, surtout avec les petits fournisseurs.
  8. Vérification précoce de la qualité des produits : Seulement réaliste si le montant est très élevé ou si le client ne peut pas être déçu.
  9. Vérification de toutes les expéditions de l'usine : Un must. On ne fait pas du tout confiance au fabricant.
  10. Établir de bonnes relations avec les fournisseurs : Pas réaliste. Les relations sont souvent conflictuelles.

 

3. Quand est-il logique d'être sur le terrain ?

Si vous pouvez travailler avec quelques fabricants, il est logique de consacrer plus de temps et d'efforts à développer la relation. Vous pouvez passer plus de temps dans la phase de diligence raisonnable, pour vous assurer de travailler avec de bons partenaires.

Il réduit vos risques de deux façons :

  1. Vous travaillez avec des fournisseurs mieux qualifiés qui comprennent que la relation peut s'étendre sur cinq ou dix ans.
  2. Vous avez probablement affaire à une ou deux catégories de produits, ce qui vous permet de mieux connaître votre produit et ses processus de production. Il vous permet de distinguer plus facilement les bons fabricants et de comprendre ce qui pourrait mal se passer à l'étape de la fabrication.

 

4. Qu'est-ce que les acheteurs " pratiques " font de spécial ?

Être sur le terrain est la seule option pour les acheteurs qui ont besoin de produits sur mesure ou fortement personnalisés. Elle vous oblige à travailler plus étroitement avec le fournisseur et à vous engager sur le long terme.

C'est pourquoi il est si important d'avoir un fabricant de secours. Il vous permet de maintenir la pression sur votre base d'approvisionnement actuelle, et il vous donne une bonne option si nécessaire.

Une autre caractéristique particulière des acheteurs sur le terrain est qu'ils poussent leurs fournisseurs à s'améliorer. Et, dans la plupart des cas, ils sont frustrés par la résistance à leurs suggestions.

Pour de nombreuses entreprises importatrices, pousser les fournisseurs clés à s'améliorer est devenu plus critique au cours des cinq dernières années.  Et cette tendance ne fera que s'accentuer. Après tout, si elles ne deviennent pas plus efficaces ou si elles n'améliorent pas leur qualité, la plupart des usines chinoises devront fermer !

C'est pourquoi j'aborderai ce sujet dans les 3 dernières parties de cet article.

 

XIII. Développement d'un fournisseur chinois

De nombreux importateurs travaillent dans une ou deux catégories de produits. Ils achètent 80 % de leur volume auprès de 1 à 4 fabricants.

Et beaucoup d'entre eux font la même erreur : ils n'essaient pas de développer un fournisseur chinois avec qui ils travaillent ACTUELLEMENT. Au lieu de cela, ils passent du temps à rechercher de nouvelles usines et à les former à leurs besoins, et, par conséquent, ils prennent des risques dès la première commande d'un nouveau fournisseur à chaque fois.

Existe-t-il une alternative ? Bien sûr.

Un programme de développement des fournisseurs suit 5 étapes. Et cela commence dès la phase d'approvisionnement !

Relation fournisseur

 

1. Sélectionner les fournisseurs avec le bon profil

Il s'agit de trouver des fournisseurs qui veulent s'améliorer, mais si vous travaillez avec des entreprises qui n'essaient PAS de s'améliorer, l'avantage sera assez limité.

Comment repérer les fournisseurs potentiels qui sont motivés à s'améliorer ? En voici quelques exemples.

  • Ils réinvestissent les profits dans les installations, l'équipement, la formation du personnel, etc ;
  • Ils veulent développer de nouveaux produits/technologies et sont prêts à passer par une courbe d'apprentissage abrupte ;
  • Ils engagent des gestionnaires professionnels plutôt que des membres de la famille élargie du propriétaire.

 

2. Aide au développement du produit

Cette étape est importante si vous achetez des produits hautement personnalisés.

L'acheteur doit prendre les mesures suivantes :

  • Expliquer clairement les spécifications du produit ;
  • Traduire ces spécifications d'un point de vue technique (au niveau du processus de production) ;
  • Former leur personnel de contrôle qualité à la vérification des spécifications pendant la production et sur les produits finis, et aider à la mise en place des stations d'essais (cette étape critique est souvent oubliée) ;
  • Donner une rétroaction détaillée sur les échantillons et les prototypes de pré production.

3. S'assurer que votre norme de qualité est respectée

Lorsque vos premières commandes entrent en production, l'accent doit être mis sur la qualité. Si la qualité de la production n'est pas acceptable sur votre marché, et s'il n'y a pas d'amélioration dans le temps, il n'y a pas moyen de poursuivre la relation.

La question est de savoir comment faire en sorte qu'un fournisseur améliore sa qualité, sans dépenser une fortune en inspection pour déceler toutes ses erreurs.

Vous devez vérifier leur système qualité et leurs processus, puis évaluer les priorités. En voici quelques exemples :

  • Les gestionnaires ne sortent jamais de leurs bureaux et ne surveillent pas la rigueur dans l'atelier.
  • Les composants et matériaux entrants ne sont pas vérifiés, ou personne ne sait quand ils doivent être rejetés.
  • Il n'y a pas de procédures ou les procédures sont insuffisantes ou peu claires pour les inspections en cours de fabrication.
  • Les instructions de travail des opérateurs et des inspecteurs ne sont pas précises, mal conçues ou respectées.
  • Personne n'a recueilli de données sur les défauts les plus fréquents et ne s'est demandé quelles en sont les causes profondes de manière systématique.

Une fois qu'un fabricant a mis en place un système solide et inspire suffisamment confiance, il peut être autorisé à "s'auto-inspecter" et à communiquer ses conclusions à l'acheteur.

 

4. Cueillez les fruits à portée de main

Pour un ingénieur industriel expérimenté, l'usine chinoise typique regorge de possibilités d'amélioration. Beaucoup de petits changements peuvent être apportés pour réduire les coûts, sans investir dans de nouveaux équipements ou casser des murs.

En appliquant un doux mélange de traction et de poussée, vous pouvez probablement aider certains de vos fournisseurs clés à saisir certaines de ces opportunités évidentes.

Par exemple, certains importateurs demandent aux principaux fournisseurs une feuille de route pour réduire leur structure de coûts dans les années à venir (avec des détails sur la manière dont ils comptent atteindre ces objectifs). C'est un excellent exercice pour pousser les fournisseurs à réfléchir à la façon de travailler plus intelligemment et à effectuer certains tests.

D'autres acheteurs connaissent mieux les processus de production que la plupart des fabricants avec lesquels ils travaillent, et les aident à réduire leurs "coûts de mauvaise qualité" (matériaux mis au rebut, défauts de reprise, rejets des clients...).

5. Réorganiser la production

L'étape n°4 s'est concentrée sur les "gains faciles" qui demandent peu d'efforts et apportent des gains évidents.

Une fois que vous avez accumulé suffisamment de ces victoires faciles et que la direction de l'usine commence à vous faire confiance, il est temps de devenir plus ambitieux.

Voici la séquence que je vous conseille de suivre :

  1. Choisissez une priorité - voici 3 exemples : qualité, coût, cycle de production plus rapide et lots plus petits ;
  2. Sélectionner de 2 à 4 ICR (Indicateur Clé de Performance) et suivre leur amélioration au fil du temps ;
  3. Choisir des cibles pour les ICR et envisager « l’état futur» qui doit être atteint pour atteindre ces cibles ;
  4. Discutez-en avec l'usine et obtenez leur accord et leur adhésion ;
  5. Faites des changements pour atteindre cet état futur, si possible en commençant par une "victoire rapide" que tout le monde peut voir ;
  6. Recommencer avec une nouvelle cible, après que l'équipe ait eu le sentiment de la victoire et l'énergie pour relever un autre défi.

Dans les deux prochaines parties de cette série, j'expliquerai comment "Lean", un ensemble de principes et de techniques inspirés du système de production Toyota, peut vous aider à obtenir des résultats impressionnants en termes d'amélioration de la qualité et de réduction des coûts.

 

XIV. Comment améliorer la qualité d'une usine ?

Je parie que vous en avez assez d'entendre vos fournisseurs chinois dire "c'est fait à la main, donc éviter les défauts est impossible".

Moi aussi, parce que c'est mal.

Certaines petites usines ont réduit leur taux de défauts à moins de 50 pièces pour un million (soit 0,005 %). Certaines d'entre elles, au Japon, emploient des femmes au foyer à la campagne, et leurs opérations sont toutes manuelles !

Alors, quel est leur secret pour se rapprocher du zéro défaut et comment améliorer la qualité d'une usine en Chine dans la même veine ?  La réponse est d'appliquer un ensemble de principes.

 

1. Des cycles de production plus rapides contribuent à améliorer la qualité

De nombreuses usines ont réussi à réduire leur temps de cycle (le temps entre le début d'un cycle de production et l'obtention de certains produits finis) de 80% à 90%.

Pour simplifier ce qui se passe, ils obtiennent de ce qui suit....

processus de production 1

A ceci....

processus de production 2

C'est le meilleur moyen d'éviter des problèmes de qualité généralisés.

 

Pourquoi ? Parce que les produits finis peuvent être inspectés et testés quelques heures (au maximum) après le lancement d'une production et que la ou les causes profondes d'un défaut sont beaucoup plus faciles à trouver - le lot de production est probablement encore en cours de fabrication et "la piste est encore chaude", comme ils disent.

 

Par contre, j'ai vu de nombreuses usines chinoises découvrir un problème répandu avec un lot de production après que des milliers de pièces aient déjà passé par le processus défectueux. Le problème ici est que, puisque le lot de production aurait déjà été terminé, il est beaucoup plus difficile d'identifier l'origine du problème et encore moins de résoudre le problème immédiatement avant qu'il n'affecte l'ensemble du lot.

 

2. Une discipline rigoureuse améliore le respect des normes

La mise en place d'un système n'est pas la partie la plus difficile, surtout lorsque des systèmes de qualité conformes à la norme ISO 9001 sont disponibles sur Internet et sont (supposément) prêts à être utilisés.

Il ne faut pas des mois de travail pour placer des instructions de travail ainsi que des photos de bons et de mauvais échantillons à chaque poste de travail.

Ce que les dirigeants chinois ont tendance à faire, cependant, c'est de rester dans leurs bureaux climatisés ou dans leurs salles de réunion. Ce manque de présence dans l'usine est assez regrettable, tant du point de vue de l'usine que de celui de l'acheteur.

Lorsque je me rends pour la première fois dans une usine et que je veux évaluer leur niveau de qualité, j'effectue souvent ce simple test en 3 points :

  1. Est-ce que l'endroit semble être en ordre ? Les opérateurs portent-ils des vêtements et des équipements de protection appropriés ?
  2. Existe-t-il des contrôles de processus et des vérifications de produits, et y a-t-il un moyen de savoir s'ils ont été effectués ? (Il peut s'agir de dossiers de CQ écrits ou de tout autre document permettant à un superviseur de s'assurer qu'ils ont été vérifiés.)
  3. Si je leur demande de décrire les modifications apportées à l'un de leurs documents contrôlés (procédures, instructions de travail, formulaires...) au cours des 3 derniers mois, doivent-ils d'abord "aller vérifier" ?

Si les réponses aux points 1 et 2 sont OUI et que le point 3 peut être répondu immédiatement, cela me dit qu'il y a une sorte de structure et de processus qui est suivi, ce qui est un signe très positif.

 

3. La nécessité de l'auto-inspection

Par auto-inspection, je veux dire que les opérateurs eux-mêmes effectuent la plupart du travail de contrôle de la qualité. Pas d'inspecteurs dédiés.

Je ne veux pas dire que chaque travailleur devrait évaluer son propre travail - il manque l'objectivité nécessaire pour cela.

Voici les 3 principes de base que chaque travailleur DOIT respecter :

  • Nous n'acceptons pas les mauvais travaux
  • Nous ne faisons pas du mauvais travail
  • Nous ne transmettons pas les mauvais travaux

Est-elle en conflit avec le système de rémunération si communément appliqué en Chine (payer l'opérateur uniquement sur la base du nombre de pièces qu'il fabrique) ? Oui, bien sûr, mais les structures de rémunération peuvent être modifiées.

Est-ce qu'il faut plus de temps aux opérateurs pour effectuer ces vérifications ? Oui, c'est possible. Et c'est un problème lorsqu'il s'agit de respecter un délai serré : les opérateurs peuvent "exceptionnellement" choisir de suspendre l'auto-inspection.

Heureusement, ce temps supplémentaire peut être considérablement réduit, voire même entièrement éliminé, si vous faites preuve de créativité, comme nous le verrons dans la partie suivante.

 

4. La magie de la protection contre les erreurs et de l'ergonomie

Sur votre ordinateur, avez-vous déjà inséré un câble (par exemple le cordon d'alimentation) dans un mauvais trou ? C'est impossible parce qu'ils ont tous des formes et des tailles différentes.

Certains fabricants de PC ont même un code couleur pour les câbles et les trous correspondants. Strictement parlant, ce n'est pas une épreuve d'erreur parce que cela n'empêche pas toujours les erreurs. C'est de l'ingénierie ergonomique. Mais il n'en apporte pas moins une valeur inestimable.

code couleur

Est-ce que cela coûte beaucoup d'argent ? Non. Est-il efficace ? Oui !

 

Maintenant, avez-vous vu ce genre de raisonnement appliqué par un fabricant chinois ?

 

  • Est-ce qu'ils penseraient à demander au concepteur de faire des trous de formes/tailles différentes ? Probablement pas.
  • Est-ce qu'ils penseraient à coder par couleur chaque trou et chaque câble ? La probabilité est encore plus faible.

 

Certains fabricants au Japon et en Occident sont passés maîtres dans l'art d'éviter les erreurs.

Voici un exemple simple (broches de guidage de différentes tailles, dans un jeu de gabarits) :

broches de guidage

 

Pourrait-on énumérer plus de 4 principes ? Bien sûr. Je n'ai pas parlé de formation du personnel et j'ai à peine parlé de contrôle des processus.

Les 4 conseils que j'ai énumérés ci-dessus sont ceux qui font généralement une grande différence dans le niveau de qualité d'un fabricant dans un court laps de temps. Et la beauté, c'est que... Cela ne nécessite aucun investissement en capital. Oubliez l'automatisation, gardez les mêmes personnes et montrez leur comment travailler plus intelligemment !

 

XV. Comment améliorer la productivité en usine ?

Ceci est l'avant-dernière partie de cet article, mais la dernière consacrée à l'approvisionnement. Ici, nous allons nous concentrer sur la façon d'améliorer la productivité des usines en Chine.

Pourquoi est-ce important pour les acheteurs ? Parce que, à moins que vos fournisseurs ne fassent des progrès dans ce domaine au cours des 5 à 10 prochaines années, bon nombre d'entre eux cesseront leurs activités.

Certes, si vous n'êtes pas leur plus gros client, ils ne suivront pas vos suggestions de réorganisation de la production, mais il est de votre responsabilité d'ouvrir leur esprit aux meilleures pratiques.

J'ai préparé une explication simple de la façon dont la productivité peut être augmentée dans une usine, à partir de quelques exemples.

 

1. Améliorer le flux général des matériaux

Dans cet exemple, j'ai travaillé sur l'amélioration du débit dans un atelier de peinture en poudre.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, les pièces voyagent beaucoup. (Le flux a commencé en bas à gauche et s'est terminé en haut à gauche.)

flux des matériaux 1

J'ai suggéré que l'usine fasse de l'espace pour qu'ils puissent entreposer les pièces très près de l'étape suivante du processus :

flux des matériaux 2

J'ai coupé de petits morceaux de papier afin de simuler le nouveau flux de travail et de communiquer la façon dont il fonctionnerait :

schema

 

Comme le superviseur de l'atelier avait adhéré à l'idée, ils sont allés de l'avant et ont mis en œuvre mes suggestions. Il en a résulté huit opérateurs de moins pour accomplir les tâches de cette section (ils ont été réaffectés à d'autres fonctions au sein de l'usine où ils pourraient être plus efficaces).

Ce changement a permis d'arrêter de pousser les chariots de grandes dimensions sur des centaines de mètres, mais aussi de réduire de moitié la fréquence de manutention des pièces (en raison de l'utilisation de tables plus petites). Ce qui nous amène à aborder les questions d'aménagement de l'usine....

 

2. Améliorer la disposition au sein de chaque processus

Dans l'exemple suivant, j'ai étudié un procédé de forage. Là encore, ils passaient beaucoup de temps à manipuler les pièces.

Trois personnes travaillaient sur le processus.

disposition opérateur

Si nous regardons les temps de traitement, l'opérateur 1 prenait 47 secondes pour accomplir sa tâche alors que le temps total de traitement pour compléter les opérations 2, 3 et 4 était de 45 secondes ; cependant, il fallait deux opérateurs pour accomplir ces tâches.

Photo des pièces empilées entre les machines :

opérateur

Pourquoi fallait-il deux opérateurs pour accomplir des tâches avec un temps de traitement MOINS long que le temps de traitement du premier opérateur ? C'était simplement parce qu'ils empilaient soigneusement les pièces entre chaque machine (comme on peut le voir sur la photo ci-dessus). Ramasser les pièces et les empiler à nouveau prend beaucoup de temps et d'efforts et ajoute du temps à l'ensemble du processus.

disposition opérateur

 

Ce type de changement est-il suffisant à lui seul ? Non, bien sûr que non, il y aurait beaucoup d'autres détails à régler.

Par exemple, la plupart des fabricants chinois aiment utiliser de grandes boîtes comme celle-ci :

fabricant chinois

Les logisticiens adorent ces grosses boîtes, mais elles compensent pour le travail de manutention manuelle laborieux et pénible (si ce n'est carrément dangereux) des opérateurs.

3. Mettre à jour les normes de travail

Lorsque vous vous promenez dans certaines usines chinoises, vous avez probablement vu ce type d'instructions affichées sur chaque poste de travail.

Consigne travail

 

D'après mon expérience, la plupart de ces instructions sont périmées, mais les auditeurs externes sont trop paresseux pour remarquer ce détail ou pour les lire attentivement et vérifier si les opérateurs les suivent.

Chaque fois qu'un élément de la mise en page change, cela a un impact sur la façon dont les opérateurs doivent effectuer leur travail. À leur tour, ces changements devraient se retrouver sur les feuilles d'instructions de travail.

Puis vient la partie la plus difficile ; une discipline rigoureuse est nécessaire pour s'assurer que les changements sont suivis, et les superviseurs devraient fournir de l'encadrement et de la formation là où et quand c'est nécessaire.

 

4. Autres facteurs

J'ai choisi de me concentrer sur des moyens simples d'améliorer la productivité. Il est important de remporter quelques victoires faciles avant qu'un propriétaire d'usine chinois ne commence à faire confiance à une partie externe.

Y a-t-il d'autres facteurs qui peuvent accroître la productivité ? Oui, il y en a beaucoup. En voici trois exemples :

  • Une automatisation bien pensée peut aider. Assurez-vous de suivre la bonne chronologie.
  • De nouveaux outils, gabarits et montages permettent de gagner beaucoup de temps tout en évitant les problèmes de qualité.

Un bon DFM (Design For Manufacturing), plutôt qu'un DFCL ("Design For Cheap Labor"), aide énormément.

 

XVI. Nos recommandations annexes

Si vous en êtes arrivé là, vous devriez pouvoir gérer sans aucun problème toute la chaîne d'approvisionnement de votre business. Or, celui-ci ne se résume pas qu'à elle. Voici donc quelques recommandations annexes qui ne concernent pas l'approvisionnement à proprement parler mais les activités en amont et en aval de celui-ci.

1. En amont

L'approvisionnement, on ne vous l'apprend plus, c'est quand vous achetez vos produits et les faites acheminer. Or, avant d'en arriver là, il vous faut un point de vente. Si vous lisez nos articles, vous êtes plutôt susceptibles de monter un e-commerce en ligne, et vous aurez donc besoin d'une boutique. Vous n'avez pas les connaissances techniques ? Vous ne savez pas par où commencer ?

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