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Visiter l’usine de son fournisseur en Chine: Le guide complet [2022]

A.1 Quels sont les principaux avantages de visiter une usine ?

 

Si vous visitez une usine pour la première fois, il y a beaucoup d’informations que vous pouvez recueillir, et c’est aussi le meilleur moyen de motiver le fournisseur à faire un bon travail.

Nous allons en énumérer les principaux avantages ci-dessous.

 

  • Comprendre les types de produits qu’ils peuvent fabriquer et les processus qu’ils ont à l’interne :

 

Si, par exemple, ils fabriquent des produits électroniques mais qu’ils ne font que l’assemblage final, ils peuvent compter sur des sous-traitants dans une certaine mesure avec lesquels vous n’êtes pas à l’aise (vous pourriez ne pas être autorisé à voir certains processus, un changement technique pourrait être considéré comme  » impossible  » sans explications claires, et ainsi de suite).

De plus, regardez leurs chaînes d’assemblage – combien de pièces, en gros, peuvent-ils faire en une semaine ?

 

  • Regardez pour qui travaillent les autres clients :

 

Vous pouvez voir les logos des clients sur les cartons d’exportation, sur l’étiquetage des produits, sur les certifications accrochées aux murs, sur les dossiers laissés sur une table, etc.

Ceci est beaucoup plus crédible que la liste des clients de référence qu’ils affichent sur leur site Web.

 

  • Rencontrez les gestionnaires et obtenez les bristols nominatifs de plusieurs anglophones si possible :

 

Si vous avez un doute (par exemple, le vendeur vous envoie une facture avec un compte bancaire différent), vous pourrez confirmer qu’un employé travaille toujours avec lui.

 

  • Se faire une idée des personnes clés :

 

Voulez-vous travailler avec eux ?

Peuvent-ils parler intelligemment des normes réglementaires applicables dans votre pays ?

Ont-ils des ingénieurs qui connaissent leurs produits et leurs procédés ?

Poursuivent-ils une stratégie d’automatisation, envisagent-ils de s’installer au Vietnam ou sont-ils encore assez compétitifs en Chine ?

  • Regardez leurs échantillons dans la salle d’exposition :

 

Attention, de nombreux échantillons peuvent avoir été prélevés dans un autre établissement.

Mais vous pouvez profiter de cette occasion pour « tester » les gens avec qui vous allez faire affaire.

Si vous voyez des modèles spéciaux qui ont probablement été préparés par un acheteur étranger, renseignez-vous à ce sujet. Demande à qui ils l’ont vendue. Demandez un prix.

S’ils sont prêts à vous le vendre, c’est un signe qu’ils seront également heureux de vendre votre propre produit (au cas où vous développeriez des designs personnalisés) à d’autres entreprises… peut-être à vos concurrents ou vos clients !

Dites clairement que ce n’est pas acceptable et vous leur demanderez de signer un contrat qui traite de cette question.

A.2 L’usine que vous voyez est-elle réelle?

 

Beaucoup d’acheteurs iront faire l’inspection de l’usine. L’usine sera alors très accueillante, ouverte à la négociation et très enthousiaste. Mais la plupart du temps, vous le voyez, c’est juste en apparence. Alors, comment faire connaissance avec une usine à l’improviste ?

Voici comment nous procédons :

  1. Se présenter avec un visage chinois n’est pas forcément mieux. La plupart du temps, n’importe qui peut se présenter dans usine .
  2. Il n’est pas nécessaire de nous annoncer, il suffit de trouver une raison et d’entrer après avoir passé le niveau du garde. Généralement il faut dire « je suis le transitaire, je voudrais parler à votre responsable des exportations s’il vous plaît ». L’usine ne sera pas trop vigilante et nous laissera entrer.

 

La première chose à faire en arrivant à l’usine, c’est de voir l’atelier, et faire preuve de mémoire. Nous devons nous rappeler du nombre de machines, du nombre de personnes qualifiées, de l’environnement, et du système de gestion. Sans oublier le niveau de propreté et de standardisation de l’atelier.

Nous devons utiliser rapidement notre cerveau pour mémoriser toutes les informations dont nous avons besoin.

Ensuite, nous nous rendons à l’entrepôt pour voir l’inventaire actuel de l’usine, quels sont les marchandises en stock ? quels sont celles qui vont être expédiés ? Puis nous parlons à l’administrateur de l’entrepôt, et tachons d’obtenir des conseils utiles.

Nous n’hésitons pas à discuter avec les travailleurs. On peut souvent obtenir de leur bouche des informations sur la capacité réelle et l’usine…

De cette façon, vous savez comment visiter une usine et établir un premier contact avec votre fournisseur.

 

B. A quel stade un acheteur doit-il rendre visite à un fournisseur ?

 

Il n’y a pas vraiment de règles, mais si vous achetez 300 objets en une seule commande, cela ne vaut probablement pas la peine d’aller à l’usine vous-même.

Il vaut mieux se déplacer pour de grosses commandes.

Si vous êtes sur le point de passer une commande importante et que vous prévoyez de maintenir une relation continue avec ce fournisseur, une visite d’usine est une étape obligatoire dans le processus de diligence raisonnable.

Il se déroule généralement dans l’ordre suivant :

Étape 1 : Identification d’un fournisseur potentiel (s’il s’agit d’un salon professionnel, ne manquez pas votre chance d’interagir avec des personnes clés)

Étape 2 : Demande de devis de base

Étape 3 : Vérification des antécédents (avec des recherches sur Google, en posant quelques questions, en recoupant des informations, en vérifiant la licence d’exploitation…)

Étape 4 : Bon de commande

Étape 5 : Préparation de l’échantillon

Étape 6 : Visite d’usine/audit d’usine

Étape 7 : Approbation finale de l’échantillon de pré-production

Étape 8 : Acompte de 20-30% du prix de vente

Étape 9 : Commande de matières premières, composants, sous-ensembles, accessoires….

Étape10 : Production

C. Que faut-il préparer avant de s’envoler pour la Chine ?

 

Les préparatifs de voyage de base comprendraient :

  1. Confirmation d’une date avec le fournisseur potentiel
  2. Obtenir leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse en chinois et leur numéro de téléphone portable.
  1. Réserver le vol et l’hôtel
  1. Obtenir votre visa d’affaires (demandez une lettre d’invitation à un fournisseur potentiel). Vous pouvez demander un visa d’affaires en cliquant ici.
  2. Regarder quelques vidéos d’usines similaires sur Youtube (si vous n’êtes pas familier avec leurs procédés)
  3. S’il y a lieu, demandez-leur de préparer un échantillon que vous examinerez avec eux.

 

D. Comment les hommes d’affaires se rendent chez les fournisseurs et se déplacent entre eux ?

 

Chaque fois que vous pouvez prendre un train rapide et que cela prend moins de 4 heures, faites-le.

Le réseau de TGV « Gaotie » est assez bon.

D’autres trains à grande vitesse, un peu plus anciens, peuvent être bons aussi, mais assurez-vous de vérifier les heures de départ et d’arrivée.

Vous pouvez installer l’application Trip sur votre téléphone et obtenir ces informations facilement.

Si le trajet en train est vraiment trop long, prenez l’avion le matin si possible.

Il se peut que vous ayez à souffrir d’un retard de plusieurs heures si vous le prenez l’après-midi ou le soir.

Concernant votre application Uber, elle ne fonctionnera probablement pas en Chine continentale, et le principal concurrent d’Uber en Chine n’a qu’une application en chinois et vous n’y aurez accés que avec un compte Wechat pay (application DIDI)

Les derniers kilomètres ne seront probablement pas simples, vous pourrez donc généralement prendre un taxi traditionnel depuis une gare ou un aéroport.

Ensuite, de l’usine à la gare, vous aurez probablement besoin d’un chauffeur du fournisseur.

Une fois à l’usine, qu’est-ce qu’un « acheteur débutant » doit rechercher pour déterminer si un fournisseur peut répondre à ses exigences de qualité ?

 

Il y a des choses que tout le monde peut faire avec des capacités d’observation. Voici trois suggestions :

 

  1. Accédez au magasin des articles entrants. Demandez où se trouvent leurs inspecteurs. Pouvez-vous les voir vérifier certains matériaux à ce moment précis ? Si ce n’est pas le cas, choisissez un matériau relativement important ou coûteux dans l’entrepôt et demandez-lui de vous montrer son rapport CQ entrant. S’ils parlent pendant 10 minutes entre eux, vous pouvez supposer que ce n’était pas contrôlé.
  2. Aller à l’atelier principal. Tenez-vous debout et observez une étape du processus qui est très importante. Quelqu’un vérifie la qualité là-bas ? (Il peut s’agir de l’opérateur lui-même, d’un chef de ligne, d’un inspecteur spécialisé ou d’un dispositif intelligent de protection contre les erreurs).
  3. Rendez-vous à la station où les produits sont finis, avant qu’ils ne soient emballés. Demandez si ces produits sont bons. Ensuite, asseyez-vous et vérifiez 20 d’entre eux. Sont-ils à la hauteur de vos attentes en termes de finition ?

 

Outre les procédures de gestion de la qualité, la conformité sociale est tout aussi importante. Voici des conseils sur la façon dont un acheteur peut évaluer les conditions de travail lors d’une visite d’usine.

 

Un acheteur évite de vérifier tout ce qui peut être falsifié. Par exemple, les enregistrements des heures de travail sont souvent fabriqués.

 

Heureusement, il y a des choses que vous pouvez observer :

  1. Des enfants travaillent ? Si vous avez un doute, demandez leur carte d’identité. Mais n’oubliez pas que certains Chinois ont l’air d’avoir la moitié de leur âge….
  2. Les travailleurs portent-ils un équipement de protection ? Par exemple, coupent-ils du tissu sans gants ? Est-ce qu’ils meulent du métal sans lunettes de protection ?
  3. Y a-t-il un risque sérieux pour la sécurité ? J’ai vu des fosses à ciel ouvert dans des usines de moulage sous pression, des bouteilles de gaz de soudage qui pourraient tomber, une mauvaise ventilation dans des ateliers poussiéreux, etc.
  4. Les opérateurs deviennent-ils assez nerveux lorsqu’un gestionnaire ou le patron est présent ? Ce n’est pas bon signe.

 

Que se passe-t-il si je n’ai pas le temps d’aller en Chine et de passer du temps dans les usines, puis-je simplement engager un agent pour visiter l’usine pour moi ?

 

Oui, c’est quelque chose que des centaines de fournisseurs de services peuvent faire en Chine. Pour vous aider à voir plus clairement parmi vos options, on peut distinguer trois types de « visites d’usine« .

 

  • Audits d’usine typiques – généralement basés sur une liste de contrôle standardisée. Elle tend à être basée sur des faits objectifs. Pourquoi ? Lorsqu’un gros acheteur a besoin de 50 usines à auditer, les notes d’audit doivent être comparables.

Autrement, il n’y a aucun moyen de savoir si une usine qui a obtenu la note 65 est meilleure qu’une usine qui a obtenu la note 60.

Il s’agit d’un exercice à sens unique, où le vérificateur recueille de l’information, donne un peu de rétroaction sur les principales questions et s’en va. Si certains de ces problèmes sont graves, l’acheteur peut demander un plan d’actions correctives et revenir pour un nouvel audit quelques mois plus tard (une approche commune de développement fournisseur).

 

  • Examen du projet – il s’agit beaucoup plus d’un exercice à double sens. Le représentant de l’acheteur vient à l’usine, explique en quoi consiste le projet et évalue les réactions du fabricant.

C’est plus subjectif. Sont-ils motivés ?

Ont-ils confiance en leur capacité d’y faire face ?

Peuvent-ils décrire un projet similaire qu’ils ont réalisé avec succès ?

Partagent-ils leurs défis, leur plan, etc. Qu’est-ce qui les dérange ?

  • Inspection de pré-production – si vous avez déjà passé une commande, confirmé quelques échantillons et viré l’acompte, il n’est pas trop tard. Il aide l’acheteur de deux façons :

Tout d’abord, cela fait pression sur l’usine pour qu’elle commence à fabriquer quelques produits dans l’atelier de production. De cette façon, la commande n’est pas  » reportée  » à une date ultérieure.

Deuxièmement, l’inspecteur peut vérifier la qualité des premiers produits finis ou la façon dont les processus sont mis en place. Plus tôt un problème de qualité est détecté et résolu, mieux c’est pour toutes les parties !

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