Facture pro forma
Une facture pro forma est une offre chiffrée présentée comme une facture. Elle décrit les marchandises proposées et les conditions de vente. Vous pouvez la recevoir avant de commander ou de verser un acompte. Elle ne prouve ni que vous avez payé, ni que les produits sont prêts : vérifiez son contenu avant de donner votre accord.
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Votre fournisseur vous envoie un PDF intitulé Pro Forma Invoice, parfois abrégé PI, avec un montant à régler. Commencez par rapprocher ce document de vos échanges : est-ce bien la dernière offre, pour le bon produit et dans les conditions convenues ?
À quoi sert la facture pro forma ?
Elle permet de formaliser une proposition avant l’opération. L’International Trade Administration la décrit comme un devis au format facture. Selon le besoin, elle peut aussi servir à préparer un financement ou certaines démarches d’importation. Son apparence de facture ne suffit pas à prouver une vente exécutée ou un paiement reçu.
Pour préparer un crédit documentaire, la proforma peut servir de point de départ. La banque doit toutefois disposer de conditions précises sur les documents et les délais du crédit.
Pour vous, l’intérêt est de disposer d’une version précise à relire et à faire corriger. Un prix annoncé dans une conversation, puis une quantité changée par mail, ne doivent pas aboutir à un document qui laisse plusieurs interprétations.
Un modèle de proforma, expliqué ligne par ligne
Voici une trame de lecture pour une commande de pochettes. Les intitulés anglais vous aident à retrouver les champs sur le document du fournisseur. Identités, produits, quantités et prix ci-dessous sont fictifs ; ce modèle pédagogique n’est pas une facture à régler.
Cette trame reprend les informations commerciales à préciser, pas une liste universelle de mentions légales. Les champs de prix, livraison, règlement et validité figurent notamment dans les recommandations de l’International Trade Administration.
Dans l’exemple, « 1 300 USD » ne signifie donc pas « 1 300 USD livré chez vous ». Faites écrire les postes inclus et exclus. Une ligne vide pour le transport ne permet pas de le considérer comme offert.
Les vérifications avant le virement
Si les offres reçues couvrent des produits ou des conditions différents, repartez de votre demande de devis fournisseur (RFQ) pour faire préciser le même besoin à chacun.
Le document doit être cohérent avec le produit commandé et les engagements obtenus. Utilisez cette liste avec la proforma et vos échanges sous les yeux ; cocher les cases ne constitue pas une validation du fournisseur.
À vérifier sur votre offre
Un délai de « 30 jours » reste imprécis sans point de départ : après votre accord, la réception d’un acompte ou la validation d’un échantillon ? Demandez aussi si ces jours mènent à la fin de fabrication ou à une livraison. Faites intégrer la réponse dans l’offre ou dans un document clairement associé.
Si le bénéficiaire porte un autre nom, demandez quelle entreprise encaisse et pourquoi, puis vérifiez cette explication. Ne remplacez pas cette étape par une simple comparaison visuelle du logo ou du tampon sur le PDF.
Si un virement suspect est déjà parti, contactez immédiatement votre banque pour demander les mesures possibles, notamment le retour des fonds. Conservez les messages et justificatifs ; une récupération n’est pas assurée.
Est-ce que la proforma vous engage ?
Ne partez pas du principe que le mot « proforma » rend votre accord sans effet. Le contenu de l’offre, vos échanges, votre comportement et les règles applicables comptent. Dans le cadre de la Convention de Vienne sur la vente internationale, une acceptation peut notamment résulter d’une déclaration ou d’un comportement exprimant l’accord.
Un paiement peut donc participer à cette acceptation selon les circonstances. Cela ne signifie pas que tout acompte forme automatiquement un contrat au même moment, ni que cette convention régit nécessairement votre opération. Faites corriger les désaccords avant de confirmer ou de payer, plutôt que de compter sur l’intitulé du document pour vous protéger.
Gardez ensemble la version acceptée, les annexes produit et les échanges qui précisent les conditions. Si le fournisseur modifie ensuite une quantité, une matière ou un prix, demandez une confirmation claire de ce qui remplace l’accord précédent.
Et pour la facture commerciale et la douane ?
Pour une marchandise achetée et évaluée sur le prix de la vente, la douane française demande la facture commerciale correspondant à la vente retenue. La proforma ne remplace pas cette facture définitive. Si celle-ci manque au dédouanement, des procédures provisoires existent sous conditions : faites examiner le dossier par votre déclarant.
Un échantillon envoyé gratuitement relève d’un autre cas : l’absence de vente ne signifie pas une valeur en douane nulle. Ne transposez pas les documents d’une commande payante sans préciser la nature de l’envoi. La fiche valeur en douane explique la base de calcul à distinguer du simple total de l’offre.
À ce stade, votre prochaine action est concrète : obtenir une offre corrigée et complète avant de la valider. Pour comprendre comment préparer cet accord avec le fournisseur dans le cadre d’un accompagnement, consultez la négociation et les devis.
Un point à éclaircir ?
Questions fréquentes
PI, proforma et pro forma : est-ce le même document ?
Dans vos échanges d’achat, PI abrège souvent Pro Forma Invoice. Proforma et pro forma désignent ici le même type d’offre. Regardez néanmoins le contenu et la référence du document : un sigle seul ne permet pas de savoir quelle version votre interlocuteur vous demande de valider.
Quelle est la durée de validité d’une proforma ?
Lisez la date prévue dans l’offre. Si elle manque ou si elle est dépassée, demandez une confirmation écrite des prix et des conditions avant de commander. Ne supposez pas que tous les fournisseurs appliquent un délai identique.
Proforma et facture d’acompte : quelle différence ?
La proforma présente l’offre et peut indiquer le paiement anticipé demandé. Une facture d’acompte porte sur une partie du prix facturée au titre d’un acompte. Ne déduisez pas les obligations de facturation d’un fournisseur chinois d’un modèle français : faites confirmer les documents nécessaires à votre comptabilité pour l’opération concernée.
Faut-il signer la proforma reçue ?
Demandez quelle forme de confirmation le fournisseur attend et relisez les conditions avant de signer. Une signature n’est pas le seul élément qui peut traduire un accord : vos messages et vos actes peuvent aussi compter. Faites d’abord corriger les différences avec ce que vous avez négocié.