Si vous cherchez à importer des produits depuis la Chine, communiquer efficacement avec des fournisseurs chinois est essentiel.
La communication est en effet la clé pour s’assurer que les produits que vous commandez répondent à vos attentes et soient livrés à temps.
Néanmoins cela peut vite devenir difficile en raison des différences culturelles et linguistiques entre nos deux pays.
Dans cet article, nous vous donnerons donc des conseils pratiques pour communiquer efficacement avec des fournisseurs chinois, pour éviter les erreurs coûteuses et faciliter la coopération entre les deux parties.
Comprendre les différences culturelles
Lorsque vous travaillez avec des fournisseurs en Chine, il est important de comprendre que les différences culturelles peuvent influencer la communication.
Les cultures asiatiques sont en effet très différentes des cultures occidentales.
Il est donc important de s’informer sur la culture chinoise pour éviter toute maladresse ou tout manque de respect avec le fournisseur.
Par exemple, les Chinois ont tendance à valoriser la relation personnelle et la confiance mutuelle avant de conclure des affaires. C’est ce que l’on appelle le Guanxi.
Les affaires sont d’ailleurs souvent suivies de petits échanges et de petites attentions, afin de de développer vos relations sur le long-terme.
Il est également important de connaître les fêtes traditionnelles chinoises pour montrer de l’attention et du respect envers les fournisseurs.
Connaître ses fêtes permettra également de mieux prévoir les délais de production et de livraison, étant donné que votre fournisseur risque de fermer son usine durant certaines périodes (ex : Période du nouvel an chinois).
Définir des objectifs clairs et précis
Pour éviter des erreurs de communication, il est important de définir des objectifs clairs dès le début de la relation avec le fournisseur chinois.
Les exigences techniques et de qualité doivent être clairement communiquées.
Les spécifications de produits, les quantités, les délais de livraison et les prix doivent également être indiqués dans divers documents (Ex : Purchase Order, contrat).
Nous vous recommandons d’ailleurs inclure des clauses de résolution de conflits dans vos contrats, afin d’éviter les litiges.
Il est également conseillé de faire traduire vos documents en chinois ou d’utiliser un interprète pour garantir que les exigences sont bien comprises.
Si vous voulez des échantillons ou des spécifications de produits spécifiques, assurez-vous de le mentionner clairement. Vous pouvez également utiliser des diagrammes et des schémas pour aider à expliquer ce que vous recherchez.
Utiliser un langage simple
Les fournisseurs en Chine peuvent avoir une maîtrise limitée de la langue anglaise, encore plus du français, il est donc important de communiquer en utilisant un langage clair et simple.
Évitez aussi les jargons techniques et les termes complexes qui pourraient être mal compris.
Vous pouvez également envisager d’utiliser des images, des schémas ou des dessins pour clarifier les spécifications.
Il est d’ailleurs important de s’assurer que les messages soient bien compris pour éviter les malentendus, même si cela implique de répéter plusieurs fois les mêmes phrases et questions.
Les Chinois ont tendance à éviter les conflits, donc s’ils ne comprennent pas quelque chose, ils peuvent simplement dire oui pour éviter de perdre la face.
Par conséquent, même si cela paraît redondant, assurez-vous que les messages soient bien compris en redisant la question ou en demandant au fournisseur de répéter ce qu’il a dit.
Établir une relation de confiance
Comme nous avons pu le voir précédemment, les fournisseurs en Chine accordent beaucoup d’importance aux relations avant de conclure des affaires.
Vous devez donc travailler sur l’établissement de cette relation de confiance.
Des échanges de courriels et des appels téléphoniques réguliers peuvent aider à maintenir le contact et à établir une relation sur le long-terme.
De même, si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs chinois, il peut être utile de se rendre en Chine pour rencontrer les fabricants en personne.
Cela montre que vous accordez de l’importance à la relation et renforce la confiance mutuelle. Cela peut également vous aider à mieux comprendre leur culture et leurs pratiques commerciales, ce qui peut être très utile dans votre relation commerciale.
Être flexible sur les horaires
Il est important de prendre en compte les différences de fuseau horaire, lorsque vous souhaitez communiquer avec vos fournisseurs chinois.
La Chine est sur le fuseau horaire GMT+8 et ne change pas d’horaire lors des solstices, ce qui signifie que lorsqu’il est 15h à Paris, il est 22h à Pékin (en hiver) et 21h (en été).
De ce fait, il est nécessaire de connaître les heures de travail de votre fournisseur et de planifier vos actions en conséquence.
Il peut également être utile d’utiliser des outils tels que Skype pour communiquer en temps réel.
Éviter les faux-pas culturels
Il est important de connaître les faux-pas culturels pour éviter les malentendus et les relations commerciales difficiles.
Par exemple, les Chinois considèrent les cadeaux comme une marque de respect et de gratitude.
Offrir des cadeaux à vos fournisseurs peut donc être une bonne pratique pour renforcer la relation.
Cependant, il est important de ne pas offrir des cadeaux en nombres pairs, car cela est considéré comme un mauvais présage en Chine.
De même, n’offrez pas de cadeaux trop tape à l’œil ou trop chers à vos potentiels fournisseurs. Ils vous verraient alors comme quelqu’un de superficiel ou qui tente d’acheter leurs confiances.
Utiliser les réseaux sociaux chinois
Les réseaux sociaux chinois comme WeChat sont très populaires en Chine et sont souvent utilisés pour les affaires.
Vous pouvez créer un compte WeChat pour communiquer avec vos fournisseurs en Chine, échanger des informations et renforcer la relation.
Cela peut également faciliter la communication, car la traduction instantanée est disponible.
Faire preuve de patience
Il est important d’être patient lorsque l’on communique avec des fournisseurs chinois.
La différence de fuseau horaire peut entraîner un délai dans la réponse des fournisseurs.
De plus, les différences culturelles peuvent entraîner une communication plus lente.
Il est donc important de ne pas se précipiter et de donner aux fournisseurs le temps nécessaire pour répondre à vos questions et demandes.
Travailler avec un interprète
Si vous ne parlez pas couramment le chinois, il peut être utile de travailler avec un interprète pour faciliter la communication avec vos fournisseurs en Chine.
D’autant plus que les moteurs de traduction tels que DeepL ou Reverso, ne sont pas vraiment justes lorsqu’il s’agit d’une traduction vers ou depuis une langue asiatique.
Un interprète peut ainsi aider à clarifier les messages et à éviter les malentendus.
Il peut également aider à négocier les prix et à établir une relation de confiance avec vos fournisseurs.
Conclusion
Communiquer efficacement avec des fournisseurs chinois peut être un défi en raison des différences culturelles et linguistiques.
Cependant, en utilisant les conseils mentionnés dans cet article, vous pouvez établir une relation de confiance avec vos fournisseurs en Chine et éviter les malentendus, afin de conclure des affaires fructueuses.
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