Liste de colisage (packing list)
La liste de colisage, ou packing list, décrit comment les marchandises sont réparties dans un envoi : contenu de chaque colis, quantités, poids et dimensions. Elle permet de retrouver un article et de vérifier le chargement. Demandez-la à votre fournisseur ou à l’expéditeur, à partir de ce qui a réellement été emballé.
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Votre commande est prête et le transitaire vous demande une packing list. Lui transmettre « 30 tasses dans 3 cartons » donne un total. Il manque encore ce que contient chaque carton, son poids et ses dimensions : ce sont les informations qui rendent la liste utilisable.
Qui prépare la packing list ?
La Commission européenne indique qu’elle est préparée par l’exportateur. Pour votre achat en Chine, demandez-la au fournisseur, en faisant préciser qui dispose des données d’emballage : l’usine, un entrepôt ou un autre expéditeur. L’exportateur n’est pas forcément le fabricant.
Si plusieurs fournisseurs livrent à un entrepôt qui regroupe les produits, faites confirmer qui prépare la liste de l’envoi final. Celle d’une usine ne décrit pas nécessairement les cartons après regroupement ou réemballage.
Demandez une version à jour une fois le conditionnement réalisé. Si des mesures provisoires ont servi à demander un prix de transport, identifiez-les comme telles et transmettez les mesures finales avant la prise en charge.
Un exemple : 3 cartons, 30 articles
Une liste complète identifie les parties, l’envoi, la date et la facture associée. Elle précise aussi les marques et numéros des colis, leur contenu, leurs poids et leurs dimensions. Voici d’abord la répartition des articles, dans un exemple fictif.
| Cartons | Contenu | Quantité |
|---|---|---|
| 01 et 02 | Tasses M01, graphite | 12 par carton 24 au total |
| 03 | Tasses M02, sable | 6 dans ce carton |
Extrait pédagogique d’une packing list fictive. Les numéros 01, 02 et 03 sont ceux inscrits sur les cartons.
Vous avez 3 colis et 30 tasses, réparties entre deux références. Deux lignes dans le tableau ne signifient donc pas deux colis. Pour retrouver les six tasses sable, vous cherchez le carton 03.
La facture commerciale doit décrire les marchandises de façon cohérente avec cette liste : ici, 24 tasses M01 et 6 tasses M02. La packing list ne remplace pas la facture ; les deux documents répondent à des besoins différents.
La facture pro forma décrit l’offre en amont. Si l’expédition a changé depuis cette offre, reprenez les documents finaux au lieu de recopier ses quantités.
Poids net, poids brut et volume : trois mesures différentes
Le poids net correspond aux marchandises sans leurs emballages. Le poids brut ajoute les emballages, notamment le carton et les protections. Le matériel de transport, comme le conteneur maritime, n’entre pas dans cette masse brute douanière.
Voir la différence
Le carton et le calage pèsent aussi
- Poids net
- 1,5 kgLes six tasses du carton 03, sans emballage.
- Poids brut
- 2 kgLes mêmes tasses, avec leur carton et leur calage.
Dans cet exemple, les emballages ajoutent 0,5 kg.
Illustration générée et poids fictifs, pour expliquer la différence. Aucune pesée réelle ni caractéristique commerciale de ces tasses. La distinction net/brut suit les définitions douanières.
Sur une liste en anglais, vous pouvez lire N.W. — Net Weight et G.W. — Gross Weight. Vérifiez l’unité et si la ligne concerne un colis, un groupe de colis ou tout l’envoi.
Dans notre exemple, chacun des cartons 01 et 02 pèse 3 kg net et 3,8 kg brut. En ajoutant le carton 03, les totaux sont donc 7,5 kg net et 9,6 kg brut. Ce sont des hypothèses de calcul ; une vraie liste doit reprendre les mesures de l’expédition.
Le volume se calcule avec les dimensions extérieures
Le volume ne s’exprime pas en kilogrammes, mais en mètres cubes : m³, parfois notés CBM en anglais. Pour un carton rectangulaire de 40 × 30 × 25 cm, le calcul est :
0,40 m × 0,30 m × 0,25 m = 0,03 m³.
Si nos trois cartons ont ces mêmes dimensions, leur volume additionné est 0,09 m³. Cet exemple ne comprend aucune palette. Pour un envoi palettisé, faites relever les dimensions de l’ensemble prêt à être transporté : additionner les volumes des cartons ne décrit pas forcément son encombrement.
Quoi vérifier avant l’expédition ?
La liste sert notamment à préparer le transport et à retrouver le contenu d’un colis lors d’une vérification. Sa précision compte donc autant que ses totaux.
À rapprocher des colis et des autres documents
Un écart apparaît ? Demandez un recomptage ou une nouvelle mesure, puis une liste corrigée. Si la quantité expédiée a changé, faites également rectifier les autres documents concernés. Ne changez pas seulement un total pour faire coïncider deux fichiers sans vérifier les colis.
Est-elle nécessaire pour la douane ?
La Commission européenne la présente comme un document requis au dédouanement pour inventorier la cargaison. Préparez-la et faites confirmer les pièces attendues pour votre opération. Sa présentation ne repose pas sur un formulaire spécifique dans les indications de la Commission. Cela ne permet pas de conclure qu’elle serait inutile ou facultative pour votre envoi.
Le code des douanes de l’Union prévoit que les pièces exigées soient à la disposition des autorités au dépôt de la déclaration. La douane peut examiner les documents, demander d’autres pièces ou vérifier les marchandises. Une erreur ne signifie pas automatiquement un contrôle physique, mais une incohérence peut devoir être expliquée et corrigée.
Si l’erreur est découverte après dépôt de la déclaration, avertissez la personne qui l’a déposée pour traiter la correction. Pour préparer les documents et comprendre le rôle de cet interlocuteur, consultez le dédouanement des marchandises.
Un point à éclaircir ?
Questions fréquentes
Packing list et liste de colisage : est-ce la même chose ?
Oui, dans une expédition de marchandises. Packing list est le nom anglais du document. Le mot colisage seul peut aussi désigner la préparation et le regroupement des marchandises en colis : c’est l’opération, pas seulement la liste qui la décrit.
Comment décrire une palette contenant plusieurs cartons ?
Indiquez les deux niveaux, par exemple : une palette portant dix cartons identifiés. Précisez le contenu des cartons et les mesures de l’ensemble remis au transporteur. Ne laissez pas le lecteur deviner si un poids ou une dimension concerne un carton ou la palette complète.
Peut-on utiliser un fichier Excel ou un PDF ?
La Commission européenne n’impose pas de formulaire spécifique dans sa présentation de la packing list. Un tableau peut servir à la préparer, mais faites confirmer le format et les informations attendus par l’interlocuteur qui traite l’envoi. Identifiez la date et la version du fichier final pour éviter que plusieurs listes différentes circulent.
Faut-il une ligne par carton ?
Une plage comme « 01 à 10 » peut rendre la liste plus courte si ces cartons ont réellement le même contenu et les mêmes caractéristiques. Précisez alors les quantités par carton et les totaux du groupe. Un carton différent doit rester identifiable séparément.