Facture commerciale
La facture commerciale décrit une vente : vendeur, acheteur, produits, quantités et prix. En anglais, elle s’appelle commercial invoice. Pour une importation, elle sert notamment à justifier la transaction auprès de la douane. Son total n’est pas automatiquement la valeur en douane : certains frais peuvent devoir être ajoutés ou déduits.
Xavier BerthelotResponsable logistique chez Sino SourcingSommaire · 4 sections
Votre transitaire vous réclame la facture commerciale. Demandez-la au vendeur qui vous facture la marchandise, qui n’est pas nécessairement l’usine. Le document doit correspondre à la vente et à l’envoi concernés. Les informations attendues dépendent aussi du pays de destination ; cette fiche traite une importation en France.
Si vous avez seulement une facture pro forma, demandez la facture définitive. La pro forma présente l’offre en amont ; elle ne devient pas une facture commerciale parce qu’un acompte a été versé. La douane précise qu’elle ne peut pas être considérée comme telle. Si la facture définitive n’est pas disponible au dédouanement, voyez avec le déclarant quelle procédure permet de traiter cette situation.
Décrire ce qui est réellement vendu
Une référence interne permet au fournisseur de retrouver son produit. Elle ne suffit pas toujours à quelqu’un qui ne connaît pas son catalogue. Indiquez ce qu’est l’objet, sa matière et les caractéristiques utiles à son identification. La Commission recommande une description assez précise pour reconnaître la marchandise ; son guide donne des exemples de termes génériques insuffisants.
Trop vague : « Goods — M01 ».
Description proposée : « Tasses à anse en grès, 300 ml, graphite, référence M01 ».
Dans cet exemple fictif, on peut identifier la nature du produit et sa matière sans disposer du catalogue. Sa quantité et son prix se renseignent séparément. La description doit correspondre à la marchandise réelle : ne recopiez pas « grès » si vos tasses sont en porcelaine.
Un code douanier peut compléter la description. Il ne remplace pas les caractéristiques du produit et doit correspondre à la marchandise importée. Le code proposé par le fournisseur reste à vérifier pour la déclaration dans le pays d’arrivée.
Les informations à rapprocher avant l’envoi
Préparez la facture, la commande et la liste de colisage. La facture présente la vente et les montants ; la liste de colisage permet de retrouver les articles dans les colis. Comparez les références et les quantités entre les documents, puis faites expliquer les écarts.
Voici une vérification pratique des informations usuelles de la facture. Ce n’est pas une liste universelle d’obligations légales ni une garantie d’acceptation en douane.
Avant de transmettre la facture
Demandez aussi au déclarant quelles données complémentaires lui transmettre, notamment l’origine des produits et les éléments nécessaires au classement douanier. Une information absente de la facture peut devoir être justifiée dans une autre pièce du dossier. La facture ne remplace pas la déclaration en douane. Si un certificat vous est demandé pour justifier l’origine, vérifiez aussi le type et l’usage attendus : la fiche certificat d’origine distingue ces besoins.
Total facturé, acompte et valeur en douane
Le solde à payer n’est pas le prix total de la commande. Cette différence compte lorsque le fournisseur envoie un document surtout destiné à réclamer le dernier règlement.
Prix des marchandises
1 000 €
Montant total convenu.
Acompte versé
300 €
Une partie déjà payée.
Solde à payer
700 €
Ce qu’il reste à régler.
Présentez au déclarant le prix complet payé ou à payer, avec les justificatifs utiles. Dans cet exemple, ne transmettez pas 700 € comme s’il s’agissait du prix total des marchandises. Pour déterminer la valeur en douane, des ajouts ou retraits peuvent ensuite être nécessaires, selon les frais déjà compris dans ce prix.
Par exemple, le transport jusqu’à l’entrée dans l’Union doit entrer dans le calcul s’il n’est pas déjà inclus. Il ne faut pas l’ajouter deux fois. Les conditions de vente aident à comprendre le prix ; elles ne dispensent pas d’examiner les postes et justificatifs. La fiche valeur en douane détaille le calcul et ses limites.
Conservez donc la facture complète et les preuves de règlement. La douane peut demander les documents permettant de justifier la transaction, au-delà du seul total affiché.
Une erreur apparaît : qui doit la corriger ?
Signalez-la au vendeur et demandez une facture corrigée. Faites préciser le document qu’elle remplace, puis transmettez la même version aux personnes qui traitent l’expédition. S’il s’agit d’un écart de quantité, vérifiez d’abord ce qui a réellement été envoyé.
Si la déclaration en douane a déjà été déposée, prévenez aussi la personne qui l’a déposée. Remplacer le PDF dans vos dossiers ne corrige pas la déclaration : une demande de rectification peut être nécessaire. La DGDDI rappelle que celui qui dépose la déclaration répond de l’exactitude des données et que ces obligations concernent également le représentant en douane.
Une faute ne déclenche pas automatiquement l’ouverture des colis. Des données insuffisantes peuvent toutefois conduire à des demandes, retards ou contrôles supplémentaires. Faites corriger le document sur la base de la vente réelle, sans diminuer artificiellement le prix pour réduire les droits.
Pour situer le rôle de chaque interlocuteur et les documents à préparer, consultez le dédouanement des marchandises.
Signature et facturation électronique : les sources de ces cas particuliers
La présentation de la facture commerciale par Access2Markets indique qu’une signature n’est généralement pas nécessaire. Cette indication générale ne remplace pas la vérification des exigences propres à l’opération.
Pour une entreprise étrangère sans établissement stable en France au sens de la TVA, la DGFiP distingue l’exclusion du volet facturation électronique et l’éventuel e-reporting de certaines opérations situées en France. C’est la portée de la réponse ci-dessous, pas une exemption générale de formalités.
Un point à éclaircir ?
Questions fréquentes
La facture doit-elle porter un cachet et une signature ?
Access2Markets indique qu’une signature n’est généralement pas nécessaire pour la facture commerciale présentée à l’importation dans l’Union. Cela ne tranche pas toutes les exigences particulières : faites confirmer les pièces attendues pour votre envoi, notamment si une banque intervient. Un cachet ne dispense jamais de vérifier le contenu.
Une facture prouve-t-elle que les marchandises sont payées ?
Pas à elle seule. Elle indique ce qui est facturé ; conservez séparément les justificatifs de règlement et rapprochez les acomptes du montant total. Une facture et une preuve de virement ne répondent pas à la même question.
Mon fournisseur chinois doit-il suivre la facturation électronique française ?
Le volet émission et réception de factures électroniques ne concerne pas une entreprise étrangère sans établissement stable en France au sens de la TVA. C’est distinct de l’e-reporting, qui peut concerner certaines opérations réalisées en France. Il ne faut donc pas en déduire une absence de toute obligation fiscale.