RFQ — demande de devis
RFQ signifie Request for Quotation : une demande de devis, ou demande de prix. Vous décrivez ce que vous voulez acheter pour qu'un fournisseur le chiffre. En envoyant les mêmes spécifications et les mêmes conditions à plusieurs entreprises, vous préparez la comparaison de leurs offres.
Un prix plus bas, mais pour quoi ?
La RFQ sert à faire chiffrer un besoin déjà suffisamment défini. Si vous cherchez encore quelle solution peut convenir, commencez par expliquer cet usage et demander les possibilités techniques. Une réponse de prix seule ne résoudra pas ce choix.
RFI, RFP, RFQ : trois demandes différentes
Une RFI (Request for Information) recueille des informations sur les capacités ou les solutions disponibles. Une RFP (Request for Proposal) demande une proposition complète. Une RFQ porte sur le chiffrage d'un besoin défini. La GSA présente cette distinction dans le contexte des achats publics américains ; elle aide à comprendre les sigles, sans imposer ce processus à votre achat privé en Chine.
Un devis international doit décrire le produit, la quantité et les conditions de vente. L'emballage compte aussi : une tasse seule et une tasse avec boîte individuelle ne couvrent pas la même fourniture.
Même tasse, fourniture différente
Supposons que vous souhaitiez 300 tasses avec une boîte individuelle. Deux fournisseurs vous répondent :
| Devis reçu | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| A · 4,00 USD / pièce | 1 000 tasses, sans boîte individuelle. |
| B · 4,40 USD / pièce | 300 tasses, avec boîte individuelle et calage. |
Exemple entièrement fictif, en dollars américains. Prix inventés pour expliquer la comparaison, sans valeur de tarif de marché.
Le prix A ne permet pas de conclure que ce fournisseur est moins cher pour votre commande. Il faut lui demander de chiffrer 300 pièces avec le même emballage. Vérifiez ensuite que les deux réponses correspondent au même produit et aux mêmes conditions de transport.
La RFQ évite de laisser chaque fournisseur choisir ses propres hypothèses. Si vous envisagez plusieurs volumes, faites chiffrer chaque palier séparément ; ne présentez pas une prévision annuelle comme une commande ferme. Vérifiez la quantité minimale de commande avant de retenir le prix d'un palier.
Une trame à adapter à votre produit
Cette trame reprend les informations utiles d'un devis international, présentées côté acheteur. Complétez les champs, joignez une spécification datée et envoyez la même version aux fournisseurs consultés. Les détails de prix, paiement, livraison et validité doivent revenir dans leur réponse.
L'échantillon est ici une demande à prévoir selon votre projet, pas un champ obligatoire de toute RFQ. Pour un produit personnalisé, précisez aussi ce qui doit être validé avant la fabrication en série.
« Livraison comprise » mérite un lieu précis. La recommandation de l'ICC associe la règle Incoterms, le port ou lieu nommé et la version applicable. Une mention comme EXW ou DAP seule reste incomplète pour situer les obligations. Les fiches EXW et DAP expliquent ces deux périmètres.
La fiche sourcing explique comment passer de la recherche de contacts au choix d’un fournisseur adapté, avant de lui confier une commande.
À qui envoyer les informations détaillées ?
Avant de diffuser une demande à plusieurs entreprises, distinguez les informations nécessaires au premier chiffrage de celles qui doivent rester confidentielles. Pour un produit que vous développez, identifiez les destinataires avant de partager les plans détaillés ou le procédé.
L'OMPI recommande notamment de limiter l'accès aux informations sensibles aux personnes qui en ont besoin et de prévoir des engagements de confidentialité adaptés. Un formulaire de demande de prix ne remplace pas ces mesures. Leur contenu dépend du projet et des informations à protéger.
Si vous utilisez une plateforme, vérifiez les modalités de diffusion avant de joindre ces fichiers. Ne supposez pas que toutes les pièces resteront limitées à votre interlocuteur initial.
Quand les devis arrivent
Commencez par repérer les écarts à votre demande : produit remplacé, quantité modifiée, option facturée séparément ou étape de transport exclue. Demandez une version corrigée avant de négocier le dernier centime.
Un fournisseur peut présenter sa réponse sous forme de devis ou de facture proforma, c'est-à-dire une offre au format facture. La proforma reprend notamment les articles, les prix, les conditions de vente et de paiement, ainsi que la date de validité.
Conservez ensemble la demande, la spécification envoyée et la dernière offre reçue. La fiche facture proforma détaille les points à contrôler avant la suite de la commande.